Hvad er et nulbaseret budget?
Fra en "nulbase" (dvs. uden overførte saldi eller udgifter) budgetteres hver periode i en virksomheds kalender fuldstændigt i forhold til behov og omkostninger for den pågældende periode. Om en måned, et kvartal eller en årlig periode kan en periode være en måling af tid, der passer bedst til din virksomhed.
I begyndelsen af en ny periode er de finansielle krav og berettigede omkostninger de primære input for selskabets budget, uanset om budgettet var højere eller lavere i den foregående periode. Når den næste periode begynder, vender du tilbage til nulbase og gentager processen.
Hvordan virker det?
Traditionel budgettering eller omkostningsbaseret budgettering indebærer styring af et virksomheds aktiviteter baseret på budgettet fra tidligere perioder. For eksempel, hvis et selskab forudser en 5 procent stigning i produktionen takket være landing af en ny kunde, tilføjer de blot 5 procent til budgettet fra perioden før.
Omkostningsbaseret budgettering forudsætter, at alle tidligere udgifter til produktion og drift er nødvendige, og går videre med at opretholde budgettet for disse funktioner uden yderligere analyse.
I nulbaseret budgettering skal hver udgift være berettiget hver periode, så tilbagevendende udgifter revideres, godkendes, justeres eller afvikles på basis af nødvendigheden.
Og nye udgifter analyseres med samme opmærksomhed som i traditionel budgettering, men altid med den forståelse, at omkostningerne skal optimeres for effektivitet og værdi.
For eksempel, hvis du er en solopreneur, der driver et kreativt papirvarerfirma uden for dit hjem, kan du beslutte at gennemføre et nulbaseret budget for at forbedre effektiviteten, efter du har besluttet at tage din virksomhed internationalt og skibet i udlandet. Et område, dette kan påvirke, er dine udskrivningskostnader. Efter en omfattende gennemgang indså du, at du kunne kompensere for de ekstra forsendelsesgebyrer og forkorte turnaround-tiden ved at købe to nye printere og udnytte bulkindkøb til printerblæk takket være et nyt partnerskab med en lokal leverandør. Hver periode vil du gennemgå alle eller dine udgifter for at afgøre, om omkostningerne er berettiget i dit budget med et værdifuldt afkast af din investering .
Hvordan kommer du i gang?
Fremgangsmåden for at starte en nulbaseret budgettering metode er ligetil:
- Identificer dit mål. Forhåber du at øge omsætningen med 10 procent? Ønsker du at reducere omkostningerne med 2 procent? Dit mål skal være målbart og opnåeligt inden for den tidsramme, du har valgt.
- Overvej hvordan du kan nå dette mål. Hvad har du i dit arsenal, der kan bruges til at justere omkostninger, effektivitet eller ressourcer for at nå dit mål?
- Gennemgå dine muligheder fra trin 2. Ville implementering af en opgave hjælpe dig med at nå dit mål? Eller har du brug for at gennemføre flere kurser? Og i så fald ruller du dem individuelt over tid eller alt sammen?
- Prioriter din nye opgave (r) og dokumenter de nødvendige omkostninger til implementering.
- Evaluer alle omkostninger og udgifter, der er nødvendige for den kommende periode i alle aspekter af din virksomhed (eller den afdeling, du planlægger at tilpasse for at opfylde dit mål). Medtag de nødvendige omkostninger til den nye opgave (r) du dokumenterede i trin 4.
- Hvis evalueringen opfylder din godkendelse, og alle udgifter er berettigede, engagere sig i implementering og følge dit budget.
- I slutningen af perioden skal du undersøge dine målinger og afgøre, om du har opfyldt dit mål. Gik implementeringen jævnt? Hvis der blev lavet fejl, vil du justere og gå videre med processen i den næste periode? Eller afbryde opgaven helt og holdent?
- Start over på trin 1 i begyndelsen af en ny periode.
Hvorfor kan det være rigtigt for dig?
På grund af sin detaljerede struktur giver nulbaseret budgettering virksomhedsejere mulighed for at indarbejde nye strategier over en periode uden frygt for at miste bæredygtighed. Processen giver ofte virksomhedsejere mulighed for at dykke dykkerne ind i deres gennemførelsesplaner og undgå de øgede budgetforhøjelser, der ikke kan vise et afkast af investeringer i længere perioder.
Et andet plus til denne forretningsmetode er, at det effektivt kan sænke omkostningerne til den daglige drift. Ressourcer er kun tildelt, når de er nødvendige, hvilket reducerer affald og redundans, samtidig med at der øges kommunikationen mellem afdelinger, der kræver bedre koordinering for at holde sig på budgettet.
Hvorfor kan det ikke være rigtigt for dig?
Det er rigtigt, at metoden kan medføre lavere driftsomkostninger for store virksomheder, men det betyder ofte, at ikke-indtægtsproducerende afdelinger kan blive kortvarige eller underfinansierede. Hvor nogle områder af dit budget som produktion eller salg vil retfærdiggøre deres udgifter nemt, kan andre nødvendige funktionaliteter som kundeservice eller forskning og udvikling have en vanskeligere tid, der berettiger deres udgifter ud over det absolutte minimum.
En anden ulempe ved nulbaseret budgettering er, at det kan være tidskrævende i forhold til omkostningsbaseret budgettering eller aktivitetsbaseret budgettering. Dette gælder især for større virksomheder, men det gælder også for små virksomheder. At gå gennem hver linjepost hver periode, der begrunder dens nødvendighed, kan være arbejdskrævende og en ineffektiv brug af din tid.
Hvor kan det tage dig?
Uanset din virksomheds størrelse kræver nulbaseret budgettering dig at se nærmere på, hvad der driver værdi i din proces. Selv om det er tidskrævende, er det en metode, når den anvendes korrekt, der kan føre til større bæredygtighed og afbalanceret vækst.
I sidste ende vil alle iværksættere, der vælger at bruge nulbaseret budgettering til deres aktiviteter, helt sikkert lære betydningen af at investere tid og ressourcer til at styre deres virksomheds effektivitet og værdi.