Udarbejd en plan for vedligeholdelsesanmodninger

Hvad skal man gøre før et problem opstår

Lejere vil have vedligeholdelsesanmodninger, det er uundgåeligt. Som udlejer er det i din bedste interesse at udarbejde en plan for håndtering af disse anmodninger fra begyndelsen. At have et system til håndtering af disse klager hjælper med at minimere stresset, når du rent faktisk håndterer anmodningerne.

Hvad er dit system til håndtering af klagerne?

For at gøre håndteringsklager lettere, skal du have et system på plads, som lejere kan følge, når de skal advare dig om en vedligeholdelsesanmodning.

Der er to grundlæggende måder, du kan gå på:

1. Formel anmodning: Nogle udlejere foretrækker at have lejere indgive vedligeholdelsesanmodninger gennem en formel proces. Denne proces skal tydelig fremgå som en del af lejekontrakten .
   
   Denne proces indebærer normalt en form for skriftlig anmodning. Forespørgslen vil normalt indeholde følgende oplysninger:
   
   • Lejerens navn
   • Adresse
   • Enhedsnummer
   • Telefonnummer
   • Dato for klage
   • Type klage
   • Beskrivelse af klage
   • Særlige anmodninger
   Det kunne være:
   
   • En online formular - Hvis du har en hjemmeside til dine ejendomsinvesteringer , kan du overveje at tilføje et område til vedligeholdelsesanmodninger. Lejeren vil simpelthen nødt til at gå til din hjemmeside, udfylde formularen og trykke send.
     
     eller
     
   • Et papirformular - Dette ville være en kopi, at lejeren enten scanner og e-mailer til dig, fax, leverer eller placerer i en form for postkasse, du har dedikeret til sådanne anmodninger.

   Sørg for også at have nødprocedurer på plads, hvor lejere har evnen til at kontakte dig, en ejendomsadministrator eller reparatør efter normal åbningstid i tilfælde af en vedligeholdelsesanmodning, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed, såsom et udbrud eller mangel på varme om vinteren .

1. Uformel anmodning: En anden mulighed for udlejere er den uformelle anmodning. Med denne type anmodning, når en lejer har et vedligeholdelsesproblem, vil de blot ringe til dig eller sende dig en e-mail, afhængigt af din foretrukne form for kommunikation og forklare situationen. Telefonforespørgsler vil finde sted i løbet af de normale åbningstider, du har indstillet, medmindre det er en nødsituation, i hvilket tilfælde de vil følge de nødprocedurer, du har på plads.

Hvem vil håndtere vedligeholdelsesanmodningerne?

Du skal afgøre, hvem der skal være ansvarlig for håndtering af vedligeholdelsesklager og anmodninger, så du bliver ikke fanget af vagt, når klagerne ruller ind. Lejere skal vide, hvem de skal kontakte, når de har et problem.

• Du : Vil du være ansvarlig for håndtering af vedligeholdelsesanmodninger? Er du sikker på at have lejere kontakte dig for sådanne anmodninger? Er du komfortabel at gå ind i en lejers lejligheder til sådanne anmodninger? Har du videnbase og dygtighed til at håndtere VVS og elektriske reparationer, eller skal du ansætte en specialist?
  
  Hvis du beslutter dig for at tage disse vedligeholdelsesanmodninger på egen hånd, skal du anerkende dit færdighedssæt. Mens du måske ved, hvordan du laver en dørknap, sluk en hovedvandsventil og fliser et gulv, ved du, hvordan du lØder et rør eller installerer hardwired røgdetektorer? Det er vigtigt, at du forstår dine begrænsninger fra begyndelsen, så du kan planlægge passende til reparationer, du ikke kan klare dig selv.
  
• En ejendomschef : Vil du ansætte en ejendomsadministrator for at tage sig af vedligeholdelsesanmodninger? Hvis du ikke føler dig komfortabel med at udføre vedligeholdelsesanmodninger eller simpelthen ikke ønsker at blive generet af dem, kan du ansætte et ejendomsforvaltningsselskab for at gøre det. De vil enten have et dygtig team af håndværker på personale eller vil ansætte udenfor entreprenører til at udføre disse anmodninger. Selv om det er en dyrere mulighed, sparer du hovedpinen på at skulle håndtere konstante vedligeholdelsesanmodninger og sparer dig mulighed for omkostninger til den tid, du kan tildele til mere produktive bestræbelser.
  

• Nogen anden : I tilfælde af at du ikke har den færdighed, viden eller ønske om at håndtere en lejer klager dig selv og ikke vil bruge pengene til at ansætte et ejendomsforvaltningsselskab til at gøre det, kan du ikke lade din ejendom falde i forstyrrelse , du skal have nogen til at tage sig af disse problemer. Med denne mulighed betaler du ikke nogen en månedsløn; I stedet betaler du dem for at tage sig af hvert enkelt problem, da det opstår.

  Du skal gøre din forskning og finde lokale reparatører og entreprenører i dit område. Du vil gerne søge efter:

  • A Handyman - Hvem skal håndtere grundlæggende reparationer.
  • En elektriker - Hvem skal tage sig af elektriske problemer.
  • En blikkenslager - Hvem kan håndtere rør og dræningsproblemer.
  • Sidste aftener og weekender - Sørg for, at du også kender de timer, disse personer vil være tilgængelige. Hvis de ikke er tilgængelige på ulige timer, skal du sørge for at have nogen, der er. Du ønsker ikke at være frantisk på udkig efter en backup-reparatør, når du er på din bryllupsrejse i Hawaii kl
  • Emergency Contact Numbers - Har altid hånden numrene på det lokale brandhus, politistation og giftkontrolcenter.