Uanset hvad, når dette sker, skal du foretage ændringer i din oprindelige transaktion, efter at den er blevet registreret, og du kan nemt gøre det i QuickBooks regnskabssoftware ved at lave en journalpost.
Du kan lave journalposter i QuickBooks for at justere eller rette transaktioner og indsende poster, der ikke kan udføres på andre måder, såsom justeringer i overskud eller tab.
Tidsregistreringsprocessen er ret ligetil, men du kan kun lave en journalpost for en kunde eller en sælger ad gangen. Hvis du vil korrigere flere kunde- eller sælgerbalancer på denne måde, skal du sende separate poster. På nuværende tidspunkt har QuickBooks ikke udgivet en bulkindtastningsindstilling, selvom QuickBooks 2017 introducerer nogle tidsbesparende dataindtastningsindstillinger.
Hvad er en Journal Entry?
En almindelig journalpost er en bogføringstransaktion, der indtastes eller sendes direkte til hovedbogen . En virksomheds generalbogbog fungerer som hovedregnskabsregnskab, der anvendes til registrering af balance- og resultatopgørelsestransaktioner.
For eksempel har du muligvis indtastet den månedlige 100 USD-faktura i din virksomheds forsikringsregnskabskonto ved et uheld. Du kan indsende en justeringskontoopskrift for at reducere eller kreditere forsikringsudgiftskonto med $ 100 og øge eller debitere utility expense-kontoen med $ 100 for at rette din fejl.
Alle dine konti ville da være i ordentlig rækkefølge, og du ville ikke skulle ændre det beløb, som din leverandør skylder, fordi den del af transaktionen blev optaget korrekt.
Tidsskriftsindlæg til årsafslutningsaktiviteter
Din certificerede offentlige revisor eller bogholder kan måske gøre journalposter til at afslutte aktiviteter i slutningen af året, som f.eks. Indberetning af skattilpasninger til dine bøger, registrering af afskrivninger eller omklassificering af indtægter og udgifter.
Din regnskabsmedarbejder kan give dig specifikke oplysninger, hvis du selv ønsker at indsende journalposterne ved årets udgang sammen med forklaringer på, hvorfor indgangene var nødvendige for din særlige situation.
Sådan laver du generelle journalindlæg i QuickBooks
Du kan lave generelle journalposter i QuickBooks ved at følge disse trinvise instruktioner:
- Gå til firma > Opret generelle journalindlæg fra menuen øverst på skærmen.
- Skift datofeltet , hvis det er nødvendigt, i vinduet Make General Journal Entries. QuickBooks er standard til den aktuelle dato, så hvis du vil sende en post for en tidligere måned eller et år, skal du sørge for at ændre det, så din post bliver optaget i den rigtige finansielle periode.
- Indtast et nummer til din journalpost i feltet Postnr. QuickBooks vil automatisk nummerere efterfølgende journalposter i rækkefølge.
- Indtast hovedbogens kontonummer i kolonnen Konto. Du kan også vælge den første konto fra en rullemenu i kolonnen Konto.
- Indtast debit- eller kreditbeløbet for den konto, du har valgt i debit- eller kreditkolonnen. Debiteringerne og kreditterne skal svare til at gøre indgangen afbalanceret og tillade QuickBooks at indsende posten.
- Indtast et beskrivende notat i Memo-kolonnen. Det vil blive vist på rapporter, der indeholder denne journalpost. Dette trin er valgfrit, men det anbefales, så du senere kan huske hvorfor indgangen blev foretaget.
- Gentag trin 4 til 6, indtil posterne fuldstændig kompenserer hinanden, og transaktionen når en nulbalance. Dit samlede beløb i debit kolonnen skal svare til summen i kolonnen Kredit, og journalposten bliver derefter korrekt afbalanceret.
- Klik på Gem og Luk for at gemme journalposten og lukke vinduet, eller klik på Gem & Ny for at gemme journalposten og åbne et nyt vindue.
Du kan gøre de mest almindelige journalposter i QuickBooks ved hjælp af disse trin, men hvis du vil lave journalposter, der påvirker en bestemt kundes tilgodehavende eller en leverandørs betalingskonto, skal du sætte kunden eller sælgeren på første linie i indgang.