Bestyrelsesmedlemmer kan ikke lade deres personlige interesser forstyrre de beslutninger, de træffer som direktører. Så næsten alle virksomheder har interessekonfliktpolitikker og erklæringer, som de kræver direktører til at underskrive.
Hvad er en interessekonflikt?
Nogle eksempler på situationer, der kan forårsage en interessekonflikt for et bestyrelsesmedlem:
- Hvis bestyrelsesmedlem har en udenrigshandel i et selskab, der konkurrerer med det selskab, hvor han eller hun er bestyrelsesmedlem
- Hvis bestyrelsesmedlem har adgang til at træffe beslutninger, som kan påvirke prisen på selskabets aktiebeholdning
- Hvis bestyrelsesmedlem har kendskab til en kommende virksomheds fusion eller køb eller salg.
- Hvis et bestyrelsesmedlem er i et personligt forhold til en medarbejder i selskabet.
Bemærk, at der er eller ikke er tale om en forbrydelse. Det er normalt kun udseendet af uhensigtsmæssighed eller interessekonflikt, der forårsager problemer.
Hvornår skal man forberede en interessekonfliktpolitik
En interessekonfliktpolitik bør udarbejdes af din virksomheds advokat og underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer på det første (organisatoriske) bestyrelsesmøde, eller når de tiltræder bestyrelsen.
Intet bestyrelsesmedlem må have lov til at tjene uden at underskrive denne politik.
Bestyrelsesmedlemmernes pligter
En interessekonfliktpolitik bør beskrive bestyrelsens opgaver:
- Fiduciary pligter, for finansielle og juridiske spørgsmål. Fiducielle forhold involverer ansvar for at passe forretningsmæssige interesser. Dette fiduciary ansvar omfatter alt andet bestyrelsens ansvar.
- Tjenestens loyalitet, ansvarlighed over andre eksterne interesser
- Tavshedspligt, privat forvaltning af oplysninger og oplysninger fra bestyrelsesmøder og virksomhedsvirksomhed.
Udenfor Interesser
Politiske interessekonflikter kræver, at bestyrelsesmedlemmer oplyser udenfor interesser, der er i modstrid med virksomhedens interesser. Disse potentielle interessekonflikter omfatter relationer eller ansvar (personlige, finansielle og andre). Politikken giver bestyrelsesmedlemmer mulighed for at holde en direktør fra at deltage i en diskussion, rapportering eller afstemning om et spørgsmål. Medlemmet kan også genbruge (undskylde) sig selv fra dette spørgsmål.
Fortsat interessekonflikt
Hvis en interessekonflikt er betydelig, løbende og uforenelig, og hvis det hæmmer individets evne til at udføre stillinger af stillingen, giver en interessekonfliktpolitik organisationen ret til at fjerne personen fra stillingen.
Typisk interessepolitik
En bestyrelsespolitik for en bestyrelse kan omfatte:
- Definitioner, såsom "interesseret person" og "økonomisk interesse"
- Diskussion af pligten til at videregive og afgøre, om der foreligger en interessekonflikt
- Procedurer for adressering af interessekonflikten, af den enkelte eller bestyrelsen
- Hvad sker der, hvis bestyrelsen bestemmer eller har rimelig grund til at tro på, at der er sket en overtrædelse af interessekonflikter
- Diskussion af direktørens kompensation fra organisationen og dens effekt om bordfunktion
- Et krav om årlig gennemgang af interessekonfliktpolitikken, offentliggørelse af eksterne interesser og omtilmelding af politikken.
Den underskrevne interessekonfliktpolitik for hvert bestyrelsesmedlem er en del af virksomhedsregistrene og skal opbevares i virksomhedsregnskabsbogen eller -filen.