Der er en række forskellige indkøbskortprogrammer, nogle involverer kun brugen af firma-godkendte leverandører, mens andre tillader enhver leverandør at blive brugt.
Køber foretaget af en medarbejder ved hjælp af et indkøbskort er generelt lille og lav værdi. En masse negative reaktioner vedrørende indkøbskortprogrammer er specifikt rettet mod medarbejdernes misbrug af kortet. Fordelene ved indkøbsprogrammer er imidlertid langt større end de risici og omkostninger, der er forbundet med driften af programmet.
Fordele ved indkøbskort
Den amerikanske regering konstaterede, at indkøb under 2500 dollars kun omfattede 2 procent af de samlede offentlige udgifter, men tegnede sig for 85 procent for alle indkøb. Da de administrative omkostninger ved disse små køb ofte oversteg den faktiske dollarudgift, steg brugen af indkøbskort i mange offentlige afdelinger. Et regeringsorgan, handelsministeriet, anslog, at brugen af opkøbskort gemte dem over 22 millioner dollars om året på administrative omkostninger og reduktionen af købstidspunktet.
Brugen af kortene har gjort det muligt for indkøbsafdelingerne at koncentrere sine bestræbelser på 15 procent af de samlede indkøbsudgifter, der tegner sig for 98 procent af de samlede udgifter.
Gennemførelse af interne kontroller
Misbrug af indkøbskort er overskriftsnyheder, men ofte viser disse misbrug, især i de offentlige myndigheder, normalt en høj dollarværdi, men ofte er mindre end halvdelen af en procent af de samlede udgifter.
Men misbrug forekommer, men det kan styres ved at gennemføre passende interne kontroller for at reducere affald og misbrug.
Stærk ledelsesretning er afgørende for et vellykket indkøbskortprogram. Ledelsen skal klart definere, hvad de tilladte anvendelser til kortet er og definere og pålægge deres sanktioner for betalingskriminalitet, bedrageri og misbrug. Selvfølgelig skal back office procedurer og ressourcer være på plads for at gennemføre kontrollen. Hvis der ikke er tilstrækkelige ressourcer til at overvåge og håndtere misbrug af indkøbskort, vil misbruget fortsætte og øges, da manglen på engagement i programmet ses af brugerne.
Hvem får et kort?
Et andet negativt set i indkøbskortprogrammer er, at virksomheder tror, at de skal give kort til alle deres medarbejdere, der foretager indkøb. Dette er ikke tilfældet; Udstedelse af et indkøbskort gives tillid. Et firma skal kunne stole på brugeren af kortet, da de rent faktisk bruger selskabets penge . Der bør være en godkendelsesproces på plads, hvor medarbejderne skal udvælges, revideres og godkendes. Hvis en medarbejder har dårlig kredit, skal de få et firmakøbskort?
Indførelse af udgiftsgrænser
Ligesom ethvert kreditkort skal der være en kreditgrænse for brugeren.
Kreditkortselskaber giver kortholdere en grænse baseret på deres betalingsevne. For indehavere af indkøbskort skal virksomheder give kortindehaverne en udgiftsgrænse, der er passende for deres stilling og deres sandsynlige udgifter. For eksempel kan en person, der er ansat som IT-analytiker, kun kræve at købe printerblæk og små computerudstyr, som kun kan udgøre et par hundrede dollars om året. Udgiftsgrænsen for denne medarbejder skal afspejle dette og ikke få et udgiftsgrænse på 2500 dollars, der kan gives til alle it-medarbejdere. Udgiftsgrænser bør revideres regelmæssigt, så et passende niveau gives til medarbejderne ud fra deres faktiske udgifter.