Hvad du behøver at vide for at undgå klientforvirring
Det er lige så frustrerende for erfarne fagfolk, der står overfor kunder, der misforstår de tilbudte tjenester.
"Hændelsesstyring" og "arrangementsplanlægning" kastes ofte rundt om hinanden, selvom de er to meget forskellige ting. Helt enkelt er planlægning og styring ikke det samme. Mens færdighederne i disse to funktioner overlapper hinanden, er de to forskellige funktioner. Det skaber problemer for dem, der beskæftiger sig med klienter, som fejlagtigt tror, at de har brug for en arrangementshåndterer, når de har brug for det, er en eventplanlægger. Og for de kunder, der er under indtryk af, at alle hændelseschefer også håndterer begivenhedsplanlægning. Så lad os rydde op for forvirringen, fordi det er vigtigt, at du og dine kunder har samme forståelse.
Eventplanlægning
Lad os starte med arrangementplanlægning . Det centrale operative ord her planlægger . Alle arrangementer - fra brudebrus til milepæl fødselsdag festligheder til store corporate sammenkomster - begynder med en plan af en slags.
De indledende diskussioner med kunder om event ideer, temaer, ønskelige datoer og budget retningslinjer er alle en del af arrangementet planlægning.
Hændelsesplanlægning starter i begyndelsen , fra de meget tidlige stadier af konceptet og fortsætter helt indtil den aktuelle begivenhed finder sted. Og ærligt, i et par uger efter arrangementet, som begivenhed planlæggere indpakke detaljer og håndtere opfølgende elementer.
Eventplanlægning involverer tæt samarbejde med klienten for at designe en begivenhed, der afspejler klientens vision om samlingen og opfylder arrangementets mål. Kunder, der ansætter en begivenhedsplanlægger, ansætter nogen til at planlægge alle aspekter af arrangementet, herunder de relaterede detaljer og handlinger, og at se den begivenhed igennem, indtil den er færdig.
Eventplanlægningsansvar kan omfatte men er ikke begrænset til:
- Vælg et overordnet tema for arrangementet
- udvikling af et budget
- vælge et sted
- forhandle hotelaftaler
- ansættelse udenfor leverandører
- planlægger menuen
- ansættelse af en caterer
- arrangere gæstens højttalere eller underholdning
- koordinering af transport
- vælge farveskema
- udvikle invitationer
Eventplanlægning er alt, hvad der går i at sammensætte en begivenhed. Denne funktion falder ind under arrangementets større paraply.
Event Management
Hver type begivenhed består af mange dele, der passer sammen som stykker af et puslespil. Alle disse stykker kommer til sidst sammen for at skabe en begivenhed. Succesfulde begivenheder har alle de relaterede stykker, der kommer sammen på det rette tidspunkt og det rigtige sted, glat og effektivt og i overensstemmelse med planen. Denne proces kaldes arrangementshåndtering. Det er simpelthen projektledelse af selve arrangementet.
Hændelsesadministration involverer at skabe, koordinere og styre alle de forskellige komponenter i en begivenhed såvel som holdene af mennesker, der er ansvarlige for hvert aspekt. Nogle aspekter af arrangementshåndtering kan omfatte men er ikke begrænset til:
- reservere et sted for en begivenhed
- koordinering af eksterne leverandører
- udvikle en parkeringsplan
- udarbejdelse af beredskabsplaner
- at sikre overholdelse af sundheds- og sikkerhedsstandarder
- administrerende personale ansvarlig for hver funktion
- overvåge udførelsen af en begivenhed
- overvågning af arrangementet
- løse hændelsessituationer på stedet
Arrangementledere og Arrangementsplanlæggere arbejder sammen
At definere disse to funktioner er udfordrende, fordi de ikke kun er nært beslægtede, overlapper ansvaret ofte. Individuelle begivenhedsplanlæggere kan tilbyde arrangementshåndteringstjenester, og arrangementschefer kan også tilbyde arrangementplanlægning.
Det hele afhænger af den enkelte planlægger eller corporate event management team, lokalet og selve arrangementet.
Det er vigtigt at forstå forskellene mellem de to og for at bestemme hvilke tjenester du vil give. For eksempel; Hvis du tilbyder arrangementplanlægningstjenester til en storstilet begivenhed, vil du arbejde sammen med en arrangementschef, der vil koordinere dine tjenester med cateringchefen, det audiovisuelle team mv. Definer din rolle og de tjenester, du vil levere og klart kommunikere disse til potentielle kunder for at undgå forvirring under planlægningsprocessen.