Virksomhedsrekord er de optegnelser, som et amerikansk selskab skal holde for at vise, at det fungerer på den måde, der kræves af Internal Revenue Service og lovgivningen i den stat, hvor virksomheden er indarbejdet (dannet som en virksomhedsvirksomhed).
Hvorfor er Corporate Records Nødvendig?
Virksomhedsregistre er nødvendige for at vise, at selskabet fungerer hensigtsmæssigt som krævet af Internal Revenue Service, for at vise, at selskabet er en særskilt enhed og at opretholde virksomhedens skjold fra ansvar.
Hvad er en Corporate Records Book?
Nogle virksomheder har en virksomhedsrekord "bog", der indeholder alle de krævede dokumenter. I andre tilfælde holdes virksomhedsregistrene online eller i et arkivskab. Optegnelserne skal være på ét sted og tilgængelig, hvis Internal Revenue Service reviderer dit selskab.
Du kan også holde dine virksomhedsregistre "i skyen", men disse poster kan indeholde fortrolige oplysninger og proprietære processer, så sørg for, at din server er sikker. Susan Ward, Small Business Canada Expert, har en god artikel om dokumenthåndtering, der kan hjælpe dig med dette projekt.
Hvordan oprettes corporate records? Hvem beholder virksomhedsregistrene?
Virksomhedsregistre genereres af bestyrelsen for dit selskab. Bestyrelsen opretter dokumenter som din virksomheds vedtægter og årsrapporter. Bestyrelsen opretter og redigerer også dokumenter som forslag og minutter i løbet af bestyrelsesmøder.
Virksomhedssekretæren er normalt udpeget til at beholde alle virksomhedsrekorder. Selvfølgelig skal alle optegnelser underskrives, og eventuelle handlinger skal have dokumentation. Hvis selskabet har aktier i aktier, holder virksomhedssekretæren (normalt denne persons kontor) op på aktiebeholdningsregistre.
Virksomhedssekretæren opfordrer også til roll på hvert bestyrelsesmøde og noterer sig, hvilke bestyrelsesmedlemmer er til stede og fraværende.
Holde et rekord af bestyrelsesbeslutninger
Virksomhederne godkender overordnede politikker og beslutninger (beslutninger), og de engagerer sig ikke i den daglige beslutningstagning af virksomheden. En af de vigtigste aktiviteter i en bestyrelse er at træffe beslutninger. Beslutninger er grundlæggende dokumenter, der træffer beslutninger om bord. Virksomhedsbeslutninger kan træffes på mange områder, herunder:
- Records af større transaktioner i selskabet
- Godkendelse af kontrakter
- Rekorder om salg eller køb af fast ejendom (jord og bygninger)
- Ansættelse eller afskedigelse af et stort antal ansatte
- Udvidelse til et nyt marked eller en ny placering
Alle disse beslutninger og mere skal registreres.
Hvilke andre poster skal inkluderes?
- Dine vedtægter og eventuelle artikler, der ændrer dette dokument. Disse artikler arkiveres med din stat, men du har stadig brug for en kopi af originalen og alle ændringer.
- Corporate Bylaws . Bestemmelserne er de vejledende principper for selskabets bestyrelse. Vedtægterne omfatter selskabsretlige opgaver , oplysninger om årsmødet, og hvordan bestyrelsen fastsætter politik og stemmer.
- Protokol af samtlige aktionærer og direktørmøder, herunder årsmødet
- Årsrapporter
- Et lagerregister for at holde øje med aktiehandel og aktiebeholdning.
- Virksomhedsvirksomhed og skatteafgørelser
- Ansættelses- og udnævnelsesbeslutninger
- Direktør Konfliktløsninger
- Beslutninger til lån til og af selskabet
- Beslutninger vedrørende personalegoder og pensionsordninger
- Aktieudbyttebeslutninger
Følg statens lov til at udforme dit bestyrelse og holde optegnelser
Som du danner dit firma, skal du tjekke med din stat for at sikre, at du følger retningslinjer for at organisere og drive dit selskab. Alle stater har særlige regler for virksomheder. Tjek med din statssekretær eller hos din advokat for mere information.
Tilbage til Corporation Startup Checklist