Reel i dine numre
Der er en videnskab til at styre gæstetællinger og RSVP-numre, som endda oplevede begivenhedsplanlæggere kæmper med.
På den ene side har du antallet af deltagere, der er registreret for arrangementet, og på den anden side skal du faktorere i "no shows" og uventede gæster. Gratis begivenheder vil have en højere procentdel af no shows (25% eller mere), mens de fleste billetbegivenheder gennemsnitlig en 10% slidhastighed. Brug disse gennemsnit til at kontrollere unødvendige udgifter. For at være sikker skal du inkludere en 2% bufferzone for sidste minuts ankomster.
Skære tilbage på kontinental morgenmad
Få måltider genererer mere affald end den kontinentale morgenmad. Faktum er, at folk er blevet mere bevidste om kulhydrater og højt kalorieindhold bagværk. Når det er sagt, skal du stadig have rigelig levering af kaffe, te og vand til dine morgenmøder. I mange tilfælde kan du spare penge ved at købe morgenmad forfriskninger a la carte i stedet for standardpakken per person. Figur 0.5 kager og 1,25 drikkevarer pr. Person til et forretningsmøde, og lidt mere for familiegrupper med deltagende børn.
Overvej forgyldte måltider over buffeter
Der er en udbredt myte om at vælge en buffet måltid vil spare dig penge over en serveret entrée. Men hvis du kigger på de fleste catering hjælpelinjer, vil du se dette simpelthen ikke er sandt. Cateringvirksomheder skal forberede mere mad pr. Person til buffeter, hvilket fører til mere affald.
Og selvom tableside service krav er mindre med buffeter, har gulvschweiner stadig brug for en fuld medarbejder til at sætte bordene og rydde pladerne efter måltidet. Den nederste linje er, at en simpelpletteret entré er det mest omkostningseffektive valg mellem de to .
Begræns din bar service
Åbne barer kan være et hit med deltagere, men de er måske den sværeste pris at projektere på forhånd. Hvis du arbejder med et stramt budget, er din bedste mulighed at bruge et billetsystem til at styre drikkevareforbruget. Med dette giver du hver gæst en eller to drikke billetter ved ankomsten, hovedsagelig betaler for deres første runde af drikkevarer. Hvis en deltager løber tør for billetter, kan de vælge at købe drikkevarer med kontanter direkte fra bartenderen. Det er et system, der giver dig mulighed for at behandle dine gæster og kontrollere omkostningerne på samme tid.
Maksimere hver bid på receptioner
Receptioner og "ved bid" -funktioner med appetitvækkere kan forårsage kaos på ethvert budget, når du overvejer at de fleste hoteller opkræver op for $ 3 for hver hors d'oeuvre. Standarden er at servicere 3-5 stk. Pr. Person til en aftensmad og 10-15 stk. Pr. Person til måltider ved bidden. Du kan trimme disse tal ved at inkorporere dips med brød eller chips og cocktail snacks som Chex mix og nødder.
Nøglen er at finde påfyldning erstatninger til de kostbare forretter stykker. Dessertvarer som cookies eller brownies (skåret i halvdele) kan også regne med dine krav pr. Gæst, og de er forholdsvis billige i sammenligning.
Gennemgå planen
Når det drejer sig om delplanlægning, er den bedste måde at spare penge på at gennemgå begrundelsen bag hver ting på din menu. Tilføj ikke bare et emne som skiveskåret frugt for at opfylde et kategorisk behov. Tænk over, hvad din gæst faktisk vil spise og bestil passende. Tag en undersøgelse med dine medarbejdere, hvilke emner de tror, vil være mest populære. Denne enkle øvelse kan i sig selv inspirere til ændringer i din menu.