Sæt en back-up plan på plads
Ideelt set bør du altid have en sikkerhedskopieringsplan i tilfælde af pludselige sygdomme eller andre nødsituationer, men hvis en nøglemedarbejder taler ved afrejse eller giver besked, skal du straks komme med en plan om at få en anden til at håndtere sine opgaver.
Højt ledere og potentielle erstatninger bør forstå alle aspekter af hans rolle.
En stor del af en successionsplan er dokumentation. Alt, hvad hver medarbejder arbejder på, skal være en del af en offentlig manual, kalender, opgaveliste eller fil. Denne dokumentation skal indeholde kontaktoplysninger for eksterne parter samt forklaringer på, hvordan Excel-makroer, computerprogrammer eller andre genveje, der er skabt af medarbejderens arbejde.
Planen bør også indeholde en klar liste over prioriteter, så de resterende medarbejdere ikke bliver overvældet og ved, hvilke opgaver der har forrang frem for deres eksisterende arbejde.
Overvej informationssikkerhed
Nøglemedarbejdere har ofte adgang til bankkonti, vigtige computersystemer og onlinetjenester. Selvom tilfælde af forsætlig forsømmelse eller tyveri af oplysninger er sjældne, er det stadig den bedste praksis at fjerne deres adgang, så snart de ikke længere har brug for det.
Ud over at fjerne adgang, skal du sikre dig, at du beholder den.
For eksempel kan en anden medarbejder få en check-signeringsmyndighed til at opretholde et underskriftssystem med to signaturcheck. Hvis den afrejsende medarbejder tilmeldte sig en onlinetjeneste, f.eks. Din websiteanalyse, ved brug af firmas e-mail, skal du sørge for at få ham til at overføre legitimationsoplysningerne.
Udsted en endelig lønseddel og fordele
Afrejsende medarbejdere er berettiget til betaling af deres endelige lønseddel og eventuelle påløbne ydelser, såsom ubrugte feriedage.
Betalinger for periodiserede ydelser afhænger af din ansættelsesaftale og lokale love.
Statens lovgivning fastsætter også tidslinjen for betaling. Du har generelt, hvad der ville have været den regelmæssigt planlagte løndag, hvis medarbejderen var blevet hos din virksomhed. Mange virksomheder foretrækker at have afrejsende medarbejdere underskrive deres endelige lønseddel i person på deres sidste dag. Arbejd med dine bogføringstjenester for at beregne det endelige beløb.
Opdater dine årsregnskaber
Hvis en medarbejder allerede har optjent aktieoptioner eller udskudt kompensation, er omkostninger og ledsagende ansvar sandsynligvis allerede optaget på dine bøger. Hvis afgangen udløser en gylden faldskærm eller en anden kontraktsperiode, kan erstatningen kun være en fodnote - hvis den er inkluderet i dine regnskaber overhovedet.
I stedet for at vente til den næste rapporteringsperiode, skal din bogholder straks foretage de relevante journalposter til afspejling af eventuelle økonomiske transaktioner, der skete med medarbejderens afgang. Dette giver dig advarsel, hvis du skal forklare eller justere for et skift i overskud som følge af udbetalinger.
Underrette investorer
De fleste ansatte betragtes som udskiftelige, og deres afganger vil næppe anses for væsentlige for investeringsbeslutninger.
Der er dog undtagelser. Et eksempel ville være udgangspunktet for en førende videnskabsmand, hvis afgang ville forstyrre forskning, der blev betragtet som centralt for hans virksomheds aktiviteter.
Uanset, som den bedste praksis, bør du sende en udgivelse, der informerer dine investorer om afgang af enhver nøglemedarbejder. Dette kan hjælpe med at berolige frygt for uro eller uoverensstemmelse inden for dine rækker og forhindre investorer i at overveje at trække deres støtte. Det er også en god måde at holde investorerne orienteret om, hvad der foregår inde i din virksomhed og for at fortælle dem, hvordan du planlægger at vokse fremad.