For eksempel, hvad hvis en frivillig har en ulykke, mens han serverer med dig? Hvad hvis volontøren bryder loven eller gør ondt til en anden? Din organisation kan være ansvarlig.
Her er fem måder at gøre det mindre sandsynligt, at du får problemer med dine frivillige.
Nogle af disse kan virke besværlige, men tag dig tid til at gøre dem rigtige og beskytte både din organisation og dine frivillige.
Udvikle frivillige politikker og procedurer
Konsulter med en advokat eller frivillig specialist for at sikre, at disse er tilstrækkelige. Politikker bør udpege frivillige opgaver og behandle spørgsmål som diskrimination, chikane og anden muligvis ulovlig adfærd.
Ved udtrykkeligt at forbyde dårlig opførsel kan din organisation være beskyttet mod ansvar. Sørg også for at inkludere beskyttelse for frivillige mod misbrug af organisationen og dets medarbejdere.
Skriv jobbeskrivelser for alle frivillige stillinger
Vær eksplicit om forventninger til frivillig og hvad han eller hun kan og ikke kan gøre. Stave enhver mulig risiko for frivillige og bede om en underskrevet frigivelse fra ansvar. En grundig og præcis jobbeskrivelse kan hjælpe med at beskytte organisationen mod ansvar, hvis frivillige går ud over, hvad han eller hun må gøre.
Her er nogle ting, der skal medtages i jobbeskrivelser:
- din nonprofit formål
- krævet uddannelse til denne position
- de pligter, der forventes af frivillige
- den tid der er nødvendig for at udføre opgaven
- hvor frivilligheden skal udføre arbejdet
Kræv hver frivillig at udfylde en ansøgning
Det meste af tiden betaler det sig at kræve en ansøgning .
Men nogle gange med gruppeprojekter, der involverer et "kvægopkald" for frivillige, kan du simpelthen få frivillige til at udfylde et frafald, der frigiver organisationen fra ansvar.
Ansøgningens kompleksitet vil afhænge af stillingen. Hvis frivillige arbejder med sårbare mennesker som børn eller ældre, bør linjen være højere. Til menial opgaver med ringe risiko for nogen, ville en kortere ansøgning være egnet. Pas på at have forskellige applikationer til forskellige job. Der er ingen mening at afskrække nogle frivillige med en lang form, hvis det ikke er nødvendigt.
Her er nogle ting, der skal medtages i en ansøgning, hvor det er relevant:
- Personlige oplysninger som adresse, telefonnummer, e-mail adresse, kontaktperson i tilfælde af sygdom eller ulykke, kørekort, bevis på personlig forsikring mv.
- Kvalifikationer, når det er nødvendigt for jobbet, såsom særlige færdigheder eller uddannelsesniveau.
- Referencer, der kan attestere sagsøgerens gode karakter eller arbejdsmoral. Referencer kan være fra et fællesskabsmedlem, et andet nonprofit, hvor ansøgeren har frivilligt eller en arbejdsgiver.
- Skriftlig tilladelse til at lave en baggrundskontrol, afgørende, hvis de frivillige vil arbejde sammen med børn eller andre risikopopulationer
- Afkald på fortrolighed, så du kan samle de oplysninger, du har brug for, og dele det korrekt.
Udfør korrekt screening
Pas på her. Screening er især vigtigt for frivillige, der kan være i kontakt med sårbare mennesker, eller som skal køre, mens de gør deres frivillige arbejde eller deltage i andre former for farligt arbejde.
Men 31 procent af nonprofits udfører ikke frivillige screeninger i henhold til en undersøgelse. Nonprofits tror ofte, at de kan polere deres frivillige selv og forsømmer at udføre ordentlig baggrundskontrol. Men det kan lade organisationen stå åben for ansvar. Tænk på screening som en del af dine sikkerhedsprocedurer og risikostyring.
Screening skal altid være respektfuld og beskytte frivilliges privatliv så meget som muligt. Få skriftligt samtykke til screening, inden du fortsætter.
Også skærm fra tid til anden som en sikkerhedsforanstaltning.
Screening kan være så simpelt som et personligt interview eller kan omfatte:
- kriminel baggrundskontrol
- kørekort og licenser
- Bekræftelse af forsikring
- screening for sundhedsmæssige forhold eller bede om bevis for visse vaccinationer
- verificere legitimationsoplysninger såsom et undervisningsbevis eller særlige færdighedsvurderinger
Giver fremragende træning og ledelse
Du skal aldrig bare vende en frivillig løs uden tilstrækkelig træning . Frivillige sætter pris på at blive uddannet, så de ved hvad de skal gøre og hvornår. Træn i grupper eller en på en. Udvikle skriftlige materialer, som frivillige kan tage med dem, og træne på deres specifikke opgaver. Tildel frivillig til en medarbejder til overvågning.
Uddannelsen kan omfatte:
- din organisations adfærdskodeks
- hvordan man handler, når den repræsenterer organisationen
- hvordan man identificerer og rapporterer misbrug
- hvordan man opretholder fortroligheden af organisationen og de mennesker, den tjener
- hvad du specifikt forventer fra frivillige
- hvordan man rapporterer eventuelle problemer
- hvem har ansvaret og hvordan man når dem
Endelig være villig til at afskedige en frivillig, hvis de overtræder nogen af reglerne, er vanskelige at komme sammen med, er upålidelige eller er misbrugende på nogen måde. Udvikle en skriftlig procedure for personale, hvis de skal lade en frivillig gå.
Altid informere frivilligheden, hvorfor du lader dem gå, og derefter dokumentere afskedigelsen, ligesom du ville med en betalt medarbejder. Hvis du har en procedure, følger den og optager handlingen, hjælper du dig, hvis frivillige beslutter at indgive en klage til din øverste ledelse eller på anden måde forsøge at komme tilbage til dig.
Glem ikke at have politikker til dit personale, der dækker, hvordan de skal behandle frivillige. Beskriv, hvilken chikane er, og hvordan man undgår det. Opsæt en klageprocedure, som frivillige kan bruge til at rapportere misbrug.
Frivillige vil gøre det godt og er taknemmelige, når en organisation er parat til at arbejde med dem. De vil have gode politikker på plads og have en ordentlig uddannelse og ledelse. At holde frivillige rundt kræver ikke kun taknemmelighed fra din side, men også en organiseret tilgang, der er beskyttende for både frivillige og din ideel.
Anbefalede ressourcer:
Frivillige: Balancering Risiko og Belønning (Nonprofits Insurance Alliance Group)
Frivilligt screening - fra Energize, et center for frivillig ekspertise.