At få organiseret involverer meget mere end bare stivne stabler papirer og støv af det rod du har på dit skrivebord. Organisationen indebærer at skabe systemer og procedurer for alle forskellige dele af din virksomhed; dette har potentialet til at hjælpe dig med at blive mere produktive og rentable. Nedenstående ideer indeholder nogle af de bedste måder, du kan blive mere organiseret i din lille virksomhed. Prøv kun en til langsom og vedvarende forbedring eller lav en plan for at indarbejde en ny organisationsproces hver måned i din virksomhed i år.
01 - Tag kontrol med papirer og dokumenter
Nu hvor du har en bedre ide om, hvilken type dokumenter du arbejder med, er det tid til at oprette - eller forbedre - dit kontors arkiveringssystem. Susan Ward sammensætter en nyttig vejledning til oprettelse af et dokumenthåndteringssystem, der kan hjælpe dig med at oprette eller finjustere din papirproces og få det organiseret.
Hvis du beslutter, at det er tid til at begynde at bevæge dig mod et papirløst kontor ( læs først disse fordele og ulemper først ), så kan du begynde at scanne og digitalisere dine kvitteringer ved hjælp af online fakturering og betalingstjenester som FreshBooks, der flytter til et digitalt signaturprogram som DocuSign , og ved hjælp af Cloud til data backup og arkivering. Hvis du samler visitkort på begivenheder i løbet af året, kan det også være en god ide at investere i en visitkortscanner, så du hurtigt kan digitalisere kontaktoplysninger og dublere papirkortene.
02 - Brug de rigtige produktivitetsværktøjer
- Kontakthåndtering. Fra at holde styr på dine kunder for at huske de mennesker, du møder under netværk, har hver lille virksomhedsejer et system til styring af kontaktoplysninger. Du kan vælge et omfattende CRM-system (Customer Relationship Management System), som Salesforce, eller til mindre målstyring kan du konfigurere din eksisterende Kontakter-app til at arbejde for din virksomhed.
- Møder og kommunikation. Uanset om du udfører møder ansigt til ansigt, i telefon eller via videochat-tjenester, er der en måde at gøre processen mere organiseret. Du kan bruge en tjeneste som Do for at få dine møder mere organiserede - før, under og efter.
- Regnskab og bogføring. Organiser og strømline måden du fakturerer, betalinger på og administrer cash flow med værktøjer som Quickbooks Online, Xero og Wave.
- Rejse- og omkostningssporing. Du kan bruge apps som Expedia og TripAdvisor til at gøre rejseplaner nemmere. Så en gang på vej hjælper apps som Expensify dig med at spore udgifter og gøre rapportering, når du kommer hjem meget mere organiseret.
- Social media management. Vi ved alle, hvor meget tid der kan spildes på sociale medier, hvis du ikke nærmer dig det på en systematisk og organiseret måde. Derfor kan værktøjer som Hootsuite og Buffer være uvurderlige for små virksomhedsejere.
- E-mail management. Hvis du bruger Gmail i din lille virksomhed, har du adgang til et par Google-udvidelser, der hurtigt kan få din indbakke organiseret. Hvis du bruger en anden e-mail-app, skal du prøve SaneBox til automatisk filtrering, påmindelser og mere.
- Projektledelse. En god projektstyringsapp hjælper dig med at spore opgaver, dele filer og samarbejde med holdkammerater på ét sted, og det kan være et af de bedste værktøjer, du kan bruge til at få dit arbejde organiseret. Prøv Basecamp eller Asana for en all-in-one projektledelsesløsning.
Produktivitet er en meget personlig proces, og de apps, du har brug for, vil være specifikke for dig det arbejde du gør, og den måde du plejer at arbejde på. Tag dig tid til at udforske, hvad dine behov er, før du indarbejder et nyt værktøj i din proces. Du behøver måske ikke så mange som du tror. For mere produktivitetsværktøjsinspiration, læs denne artikel med 101 småvirksomhedsproduktivitetsapps og udforsk disse 27 tidsbesparende apps .
03 - Få din computer organiseret
Her er en liste over ting, du kan gøre lige nu for at få din computer organiseret og tilbage i funktionsdygtig form:
- Opret dit skrivebord op. Der er et par måder du kan gå her, og alt afhænger af din arbejdsstil og hvordan du bruger din computer. Du kan slippe af med alt fra skrivebordet bortset fra din papirkurv (husk at appikonerne på dit skrivebord er bare genveje - alle dine aktuelle apps lever normalt i mappen Programmer). Eller du kan tilføje et par genveje til dine mest brugte apps og filer. Jeg har tendens til at misbruge den første mulighed, så strømlinet som muligt, men bruger ofte mit skrivebord til nem adgang til filer, som jeg for øjeblikket arbejder på. Så flytter jeg dem til deres faste hjem, når jeg er færdig.
- Opret et digitalt arkiveringssystem. Taler om at give dine dokumenter et fast hjem, det er her, hvor du opretter et arkiveringssystem, der giver dig mening, så du kan finde de dokumenter, du har brug for, når du har brug for dem. Denne vejledning til fil- og mappeorganisation giver en række gode tips til at hjælpe dig med at komme i gang.
- Opdater software. Hvis din computer er indstillet til automatisk at installere program- og operativsystemopdateringer, er det godt. Hvis det er en manuel proces for dig, bør du tjekke efter opdateringer mindst to gange siden mange indbefatter sikkerhedsrettelser. Så gennemgå en gang om året de nuværende versioner af software, du bruger, og tag beslutningen, hvis det er tid til at opgradere.
- Søg efter vira og præstationsproblemer. Uanset hvilken type computer du har, kan alle få virus eller malware (ja, endda Mac'er!). Hvis du har en Windows-baseret computer, vil disse pc-vedligeholdelsestips fra PCWorld hjælpe dig med at holde computeren sund og løbe glat.
- Kontroller integriteten af din data backup. Du sikkerhedskopierer dine data, ikke? Hvis ikke, spring over alt andet for øjeblikket og gør først det første. Du kan enten bruge en Cloud-baseret backup af data som Carbonite, Backblaze eller CrashPlan, eller du kan bruge en ekstern harddisk, som du tilslutter til din computer (jeg gør begge dele). Med enten valgmulighed skal du konfigurere tjenesten eller drevet til at udføre kontinuerlige automatiske sikkerhedskopier, så du ikke behøver at gøre noget manuelt. Derefter, en eller to gange om året, gå ind i din sikkerhedskopieringstjeneste eller kør og kig rundt for at sikre, at alt er der og tilgængeligt, hvis du skal trække kopier til din lokale computer.
- Vrang din indbakke. Mange småfirmaer har et kærlighedsforhold med deres e-mail-indbakke. De elsker det, fordi det er et meget produktivt og effektivt kommunikationsværktøj; men de hader det, fordi det hurtigt kan komme ud af kontrol og forårsage unødig stress . Der er ting, du kan gøre for at holde din indbakke på linje, f.eks. Ved at bruge automatisering, strømline det, du modtager dagligt, og begrænse, hvor ofte du tjekker e-mail i løbet af dagen. Læs denne artikel for tips til e-mail-styring , der gør din indbakke til et kraftfuldt produktivitetsværktøj og ikke en stor tid suger.
Tipene ovenfor hjælper dig med at få din lille virksomhed mere organiseret med det samme, men husk, hvor hurtige ting kan komme ud af kontrol. Forbind disse aktiviteter med en beslutning om at foretage en hurtig og nem gennemgang af dine papirer, produktivitetsværktøjer og computerstatus et par gange om måneden, så du kan forblive organiseret og forhindre tingene i at nå overvældende niveauer af uorganisering.