Udstedelse af disse kort til medarbejdere betyder, at de kan foretage visse transaktioner på vegne af virksomheden og senere indsende alle indtægter til den øverste økonomichef ved udgangen af hver måned. Som en virksomhed, i stedet for at udstede kontantforhøjelser til hver medarbejder, viser virksomhedskreditkort at være den bedste mulighed, da du ikke vil være involveret i besværet med at give penge ud.
Men før du udsteder virksomhedskort, skal du træffe sikkerhedsforanstaltninger på plads. Uden at gøre det er der mulighed for, at nogle ansatte misbruger forretningsmidler . Risikoen for uautoriserede køb stiger, når virksomhedskreditkortene er i deres hænder, og der findes ingen beskyttelsesforanstaltninger. For at styre denne risiko vil følgende politikker hjælpe:
I starten skal du angive forventninger
Ved udstedelse af kortene er det tilrådeligt at indstille og informere alle medarbejderne om, hvad der forventes af dem, når det gælder kort brug. Du skal oprette en politik, der forklarer kort ansvaret for kortindehaveren, hvilken type udgifter kortene skal bruges til, og hvilken type dokumenter man skal indsende for hver udgift.
Dette er en af nøglerne, som alle virksomheder skal sætte på plads for at bremse, hvordan kortindehaveren bruger kortet. Uden at gøre dette vil din virksomhed pådrage sig ekstraudgifter, der aldrig blev budgetteret, hvilket i det lange løb øger omkostningerne ved at drive forretningen.
Sørg for, at kortreglerne er korrekt forstået
Som vi ved, har de fleste af medarbejderne ikke læsekulturen. Det betyder, at hvis du bare retter op medarbejderkorts kort med en juridisk udskrift af reglerne uden at tage dem igennem, hvad eller hvad der forventes med hensyn til kort brug, vil det ikke hjælpe, da mange af dem kan bruge kortet uden at læse regler.
For at undgå ovenstående scenario er det godt at arrangere et møde med medarbejderne og gennemføre dem gennem politikken. Når dette er gjort, ville det være godt for dem at anerkende forståelsen af politikken skriftligt. Dette betyder, at hvis en medarbejder går imod, hvad politikken siger, skal der træffes passende foranstaltninger.
Vær ked af at bruge
Til tider har de fleste ansatte tendens til at gå imod reglerne og ender med at bruge mere end hvad der er beskrevet i politikken. Med dette i dit sind er det godt at holde tætte faner på brugen af virksomhedskreditkort . Chief Financial Officer bør informere vejledere i hver afdeling om, at de får ansvaret for at føre tilsyn med medarbejderne med kort i den afdeling.
Dette vil på en måde minimere misbrug af kort fra medarbejdernes side. Når en medarbejder ved, at der er nogen overvågningskortudgifter, vil de frygte at engagere sig i uautoriserede køb, som ikke er angivet i politikken.
Har beskyttelsesforanstaltninger på plads
Penge er en økonomisk ressource, og derfor er den meget knappe. Dette betyder, at når en medarbejder misbruger deres kort brugsrettigheder, overføres byrden straks fra dem til virksomheden. Med dette i tankerne er det okay for dig at sætte udgiftsbegrænsninger på hvert kort.
De i ledende stillinger kunne få højere grænser i forhold til dem i de nederste rækker. Denne foranstaltning skal reducere risikoen for uautoriserede transaktioner. Den fastsatte udgiftsgrænse bør aldrig overgået og bør angives i politikken. Hvis en medarbejder overgår grænsen, skal det ekstra beløb trækkes fra deres lønningsliste plus en straf.
Altid udføre en årlig gennemgang
Virksomhedens kreditkortprogram skal revideres år efter år. Dette skyldes, at visse medarbejdere kunne have flyttet fra en afdeling til en anden, og da hver afdeling har en bestemt udgiftsgrænse, er der behov for en årlig gennemgang af programmet.
Det gør det også muligt for institutterne at udstede nye udgiftsgrænser i overensstemmelse med hver medarbejders ansvarsområder. Hvis en medarbejder arbejder i en afdeling, der ikke længere har brug for et corporate kreditkort, kan han / hun blive fjernet fra programmet.
Forøg effektiviteten ved at gøre følgende ups
Det er godt for dig at have en person, der ikke er en del af din virksomhed eller hverken en kortindehaver til at udarbejde sammendrag af transaktioner på vegne af virksomheden og indsende dem til dig i slutningen af hver måned. Hovedformålet med denne udpegede person er at oplyse navnene på medarbejdere, der ikke afleverede rettidige forklaringer og erklæringer om deres kort brug.
Dette er en nem måde for dig at overvåge, hvilke medarbejdere der overholder kortpolitikkerne og hvilke som ikke er. Efter en vis periode kan du vælge at slå en pisk på de evige kortindehavere, der altid går imod politikkerne, enten ved at tage kortene væk fra dem midlertidigt eller endda permanent.
Vurdere Outliers
Husk, at et medarbejderudstedelseskort skal kun bruges på visse ting, der er nyttige for virksomheden, og bør aldrig bruges til køb af personlige genstande, medmindre det er i nødstilfælde. Således er der behov for at overvåge alle de udgifter, hver medarbejder bruger på kortet i slutningen af hver måned.
Hvis en eller flere medarbejdere bruger kortet på personlige genstande, skal der foretages en grundig vurdering for at afgøre, om det skyldtes en nødsituation eller ej. Hvis det ikke var en nødsituation, skal disciplinære foranstaltninger træffes over for kortindehaveren. Omvendt, hvis det skyldtes en nødsituation, skal de afholdte udgifter trækkes fra kortholderens løn uden disciplinære foranstaltninger over for dem.
Opdel risikoen
Din virksomhedskortpolitik skal sikre, at medarbejderbrugeren er personligt ansvarlig for alle kreditkortbalancerne på egen risiko. Med en sådan politik på plads vil selskabet kun skulle refundere midler til individuelle kortholdere i henhold til mængden af godkendte udgifter.
Det her nævner vi som risikofordeling mellem virksomheden og medarbejderne. Dette er en god måde at håndtere medarbejdere, der har tendens til at købe deres personlige ting ved hjælp af kortet, da de kun får et beløb, der kun svarer til de godkendte udgifter.