Få dine donorfiler i rækkefølge
Hvornår ved du, hvornår den tid er kommet, og hvad skal du så gøre? Flere nonprofit fagfolk gav disse svar, da jeg bad dem om at afslutte denne sætning: "Jeg vidste det var tid til at få et nyt donor management system når ...."
- Den, vi havde, kunne ikke rapportere dataene på de måder, vi havde brug for.
- Hunden spiste mine indekskort.
- Jeg ønskede at kende ting om mine donorer, og det tog en absurd mængde personale tid at finde svaret.
- Det sidste "system" forlod det i hovedet.
- Den eneste person, der havde en anelse om, hvordan man bruger systemet (en gammel Access-database) var på pension.
- En frivilliges computer styrtede, og vi tabte alt.
Gør disse grunde rigtige for din ideelle ide?
At bestemme, at du har brug for et nyt system, er dog den nemme del. Der er en verden af forvirrende information om konkurrerende systemer derude, og ingen nem måde at sætte det hele sammen.
Jeg vendte mig til "Consumer Reports" af nonprofit teknologi for at finde svarene. Idealware er et nonprofit, der hjælper andre nonprofits til at træffe klare softwarebeslutninger ved at udføre upartisk forskning og derefter oversætte det til letforståelige rapporter, artikler og træning.
Andrea Berry, direktør for partnerskaber og læring ved Idealware, foreslår disse trin for at vælge et nyt donor management system.
Find ud af om du virkelig har brug for et nyt system.
Berry siger at starte med at vurdere, hvorfor du ikke kan lide dit system. Problemet er måske ikke det, du synes, og det er ikke nemt at skifte software. Det tager tid, indsats og penge.
Berry sagde: "Der er ikke noget sølvkugle system derude, så sørg for, at dit nuværende system virkelig er utilstrækkeligt.
For eksempel skal du måske bare lære mere om systemet, du har, end at skifte helt til et helt nyt system. "
Det er tid til at bestemme, hvad problemet virkelig er. Kan det være et af følgende?
- Du har brug for mere træning. Måske har dit nuværende system funktioner, som du ikke forstår eller ved, hvordan du bruger. Spørg din sælger, hvis der er træningsmuligheder, som videoer eller online ressourcer, som du kan få adgang til.
- Du har brug for mere support. Hvad er support mulighederne for dit nuværende system? Er der ledig og billig støtte? Kender leverandøren dine problemer og forsøger at hjælpe, eller snakker de ned til dig? Har de en løsning til dit særlige problem?
- Du forstår ikke alle mulighederne i dit nuværende system. Ved du virkelig, at det ikke gør hvad du vil? Er der ledig dokumentation? Nogle leverandører arbejder hårdt for at yde mere hjælp som videoer, fora, hvor du kan stille spørgsmål og litteratur skrevet til ikke-tekniker.
- Dit system er for svagt eller for robust. Tilpasning af et system til din proces og dit budget er et afgørende skridt.
- Dit system er for dyrt. Betaler du for mere funktionalitet end du har brug for? Berry siger, "Når du taler til en sælger, husk at dette er et salg ... naturen er at" up-sell ". At forstå dine behov hjælper dig ikke med at blive distraheret af 'skinnende objekt syndrom'. "
- Dit system er forældet. Måske mangler dit system nye funktioner. Husk, det skal opdateres regelmæssigt enten automatisk eller alene eller din leverandør. Bare vær opmærksom på, hvordan dit system forbliver opdateret.
- Dit system understøttes ikke længere af sælgeren. Berry siger, at dette ikke er almindeligt, men sker, især hvis en mindre leverandør er købt af en større.
Idealware giver en arbejdsbog, en forbrugervejledning til lavpris donorhåndteringssystemer, som vil hjælpe dig med at guide dig gennem denne selvvurderingsproces.
Identificer et hold af interessenter.
Så du har besluttet at skifte. Hvad er det næste?
Berry sagde: "Hvad vi ser hele tiden er, at udviklingsdirektøren beslutter at få et nyt system, men ikke rådføre sig med marketingafdelingen eller den administrerende direktør eller frivillig koordinator , som alle vil bruge systemet."
Det er en god idé at høre alle, der skal bruge systemet. Når du har brainstorming funktioner, du har brug for, lad alle have et ord. Sørg for, at alle, der vil bruge eller blive berørt af systemet, er repræsenteret. Nogen i den store gaverafdeling bør helt sikkert være til stede, ligesom en person, der leder af fundraisingindsatsen.
Forstå dine nuværende processer.
Lav en detaljeret liste over dine fundraiseringsprocesser, standardiser dem og vurder alt, hvad du gør med dine databaser. Spørg din organisation:
- Hvorfor gør vi det på denne måde?
- Skal vi fortsætte med at gøre ting på den måde?
Berry sagde: "Standardisering giver dig fleksibilitet i at vælge et system ... de billigere systemer har ikke råd til stor fleksibilitet, jo færre" oddities ", jo bedre. Se efter bedste praksis i marken og undgå unike procedurer."
Eliminere afskedigelser inden du investerer. Hvor mange gange indtaster du f.eks. En adresse? Overfør ikke quirky taktik, der har spredt sig gennem årene og i stedet fokusere på, hvad din organisation har brug for.
For eksempel vil du angive en standard for indtastning af telefonnummer. Vil du optage tal som (555)555-5555 eller 555-555-5555? Det er alle vigtige detaljer at tænke på.
Prioriter din ønskeliste med funktioner .
Få alle sammen, hvem der bruger systemet, eller hvem vil få rapporter fra det. Brainstorm alt hvad du kunne ønske, og rangordne disse funktioner. Bestem hvad du absolut har brug for, uden hvilket systemet er ubrugeligt. Gør dette først vil holde dig fra at gå ud på et niveau af kompleksitet, der kunne ødelægge dit budget.
Berry anbefaler at oprette en tresorteret liste:
- Hvad har du brug for ellers er systemet ubrugeligt?
- Hvad ville det være rart at have, men det er ikke en deal breaker?
- Hvad ville du have, hvis penge ikke var en mulighed?
Populære funktioner omfatter ofte:
- Donor engagement engagement
- Brugerdefinerede felter og noter
- Donor dyrkning
- Planlægningsmuligheder
- Rapporter om populære tendenser
- Medlemskabsstyring
Bonus: Se Salsas Guide til CRM'er for at bestemme de rigtige funktioner for din organisation.
Gør din forskning.
Brug Idealware. De har gjort det nødvendige forskning for dig. Idealwares rapporter har indsnævret feltet, udvalgte systemer, der er dedikerede donorstyringssystemer, og derefter trukket de ti bedste systemer ud og fremlagde en funktionsliste.
Se brugervejledningen til lavpris donorhåndteringssystemer.
Brug rapporten, lav en liste over tre eller fire levedygtige systemer.
Planlæg sælger demonstrationer.
Nogle leverandører vil komme til dig, eller du kan gå til dem. Men mange demoer udsendes online ved hjælp af et web delingsværktøj. Nogle gange kan du endda downloade en prøveversion.
Sørg for at bruge rigtige eksempler for at se, hvordan hvert system vil fungere efter dine behov. En stor hjælp er Idealwares seks tips til at navigere leverandørdemoen.
Rank systemerne mod din ønskeliste - fancy vs. kernebehov og høj pris vs overkommelig - og vælg det rigtige system for dig.
Du kan muligvis købe dit nye system med et kreditkort online, men større systemer kan have en kontrakt, der skal behandles og underskrives.
Berry siger: "Nogle gange kan du begynde at bruge dit nye system, mens andre systemer skal tilpasses. DonorPerfect Online er velkendt for at tilpasse et system, før du starter, mens andre systemer, såsom GiftWorks, er nemme at bruge fra get -go. Nogle systemer vil have brug for en konsulent for at få oprettet. "
Husk på, at du bruger din CRM til at forbedre donorforholdene mest, men du kan endda bruge det til at forbedre dine fundraisingstrategier også.
Dan Quirk er marketingchef hos Salsa Labs, det førende pengeinvesteringssoftwarefirma for vækstfokuserede nonprofits. Dan's marketingfokus på indholdsoprettelse, konverteringsoptimering og moderne markedsføringsteknologi hjælper ham med at coache nonprofit-udviklingshold på digitale bedste fundrapporter.