Du må ikke overse dette uvurderlige værktøj til succes
Uanset om du lige er begyndt i planlægningsbranchen eller er en erfaren eventplanlægger, er chancerne for, at du er bekendt med en tjekliste for planlægning af begivenheder eller i det mindste har hørt det omtalt under en begivenhedsplanlægning eller industriindsamling. Der er en grund til det. En tjekliste for planlægning af begivenheder er en planlæggers bedste ven, et uvurderligt værktøj til at administrere dine begivenheder med succes.
Bemærk: En tjekliste for planlægning af begivenheder er også kendt som en tilbagekoblingsplan eller en kritisk vej.
Eventplanlægning handler om planlægningen. Selv den mest kreative begivenhedside vil flop, hvis den ikke er godt planlagt og udført. Her er hvor en event checkliste kommer ind. Det er din guide til at holde sig organiseret og på - eller i fremtiden - af planen, når du jonglerer de utallige ansvarsområder og forskellige detaljer i planlægningen af en vellykket begivenhed. Og det er især nyttigt, når du styrer flere begivenheder. At glemme en lille opgave eller falde bag på en deadline kan resultere i en dominoeffekt: Andre tilsyneladende uafhængige aspekter af din begivenhed kan begynde at falde fra hinanden, en efter en.
Så stol ikke på din hukommelse, noter eller klister på din pude for at holde din arrangement planlægning virksomhed kører problemfrit. Lær at sammensætte en effektiv begivenhed planlægning tjekliste og det vil snart blive din nye bedste ven.
Før du begynder
For at komme i gang skal du fjerne tid fra din tidsplan for at fokusere på det arrangement, du planlægger.
Derefter rydde dit sind. Helt seriøst. Ingen glancing ved telefonen eller svar på en email. Du skal forestille dig denne begivenhed fra start til slut uden afbrydelse eller distraktion, så du effektivt kan planlægge alle de opgaver, der skal udfyldes.
Gør dig klar
Tænk på den begivenhed, du planlægger, og skriv ned alle de detaljer, der bekræftes: Klientnavn og kontaktoplysninger, dato for begivenheden, lokationen, antallet af deltagere osv.
Tag en kalender ud og marker begivenhedsdatoen i denne kalender med fed skrift. Saml alle andre relevante materialer - billeder af lokalet, liste over cateringfirmaer til kontakt - der er en del af denne begivenhed.
Gå baglæns
Vejen til at begynde at skrive en begivenhed planlægning tjekliste er at arbejde baglæns.
Gæsterne oplever en begivenhed som en en-dagers eller flere dages samling med alt, der sker på én gang. Ligesom en live performance, der vises på scenen og udføres smukt. Eventplanlæggere ser begivenheder som en række mindre begivenheder, der passer sammen som stykker af et puslespil, der kulminerer i den sidste begivenhed. Så som planlæggere begynder vi i begyndelsen. Hvilket er flere uger eller måneder, før en faktisk begivenhed finder sted.
Start ved begyndelsen
Når du beslutter, hvor du skal begynde at skrive din eventplanlægning, skal du tænke på at lægge et solidt fundament for din begivenhed. Inden du vælger farveskemaer og bestiller blomster, skal du håndtere det grundlæggende. Fra at underskrive kontrakter til forhandling af en blok af værelser, skal alting skrives på din tjekliste, uanset hvor stor eller lille. Nøglen er først at tage sig af alle opgaver, der kan udfyldes på forhånd, for at give mere tid i din tidsplan for de ting, der skal gøres, der finder sted tættere på begivenhedsdatoen.
Nogle eksempler på emner, der skal inkluderes på din eventplanlægnings checkliste:
- Sign kontrakter (med klient, mødested, leverandører, etc.).
- Bekræft dato og klokkeslæt med sted
- Lejeunderholdning (bånd, højttaler osv.)
- Sikker hotelblok
- Mail invitationer
- Vælg menuen
- Leje vent personale
- Bekræft antal gæster
- Gå gennem webstedet
- Bekræft pladsopsætning
Tillad ekstra tid
Med hver ting på din begivenheds checkliste, tilføj ekstra tid. Hvis datoen til faktisk at sende invitationerne er 15. marts, sæt et emne på din liste for at få invitationerne klar til at sende 8 marts, en uge før. Det giver dig lidt ekstra tid, hvis noget går galt med invitationerne, eller hvis du er efter planen af en anden grund.
Inkluder påmindelser på din tjekliste
Det er ikke nok at skrive "underskrive kontrakt med caterer" på din tjekliste, og tjek derefter af kassen, når du er færdig.
Du skal sørge for at cateringfirmaet har modtaget en kopi af kontrakten og har returneret en underskrevet kopi til dig også. Så for hver stor vare du føjer til din tjekliste, skal du inkludere en påmindelse. For eksempel, "Følg med cateringfirma re: kontrakt." Tilføj en anden, senere påmindelse, der læser "Modtaget underskrevet kontrakt fra caterer". Det er ikke ualmindeligt at tackle en opgave og overveje det, når det virkelig kun var færdigt på din side.