Katastrofer kan påvirke enhver virksomhed.
Hvis du mener, at din virksomhed er for lille til at være i fare, tænk igen. Hvis vi kun overvejer cybersikkerhedsforstyrrelser, er en hel del 43 procent af cyberangrebene specielt rettet mod små virksomheder. Og det har ingen betydning for alle de andre typer katastrofer, der kan stoppe din virksomhed i sine spor. At vide, at mere end 40 procent af virksomhederne aldrig vil genåbne efter en katastrofe opstår, er det svært at argumentere med den holdning, du har brug for at planlægge for det utænkelige. Som virksomhedsejer skal du vide, hvad du skal gøre for at få din virksomhed til at køre hurtigt igen, hvis der sker noget forfærdeligt. Her kommer en forretningsplan for kontinuitet.
Hvad er en virksomheds kontinuitetsplan?
En forretnings kontinuitetsplan beskriver proaktivt de trin, som du vil tage i din virksomhed for at komme sig fra (og i visse tilfælde forhindre) katastrofer, der måtte opstå. Målet er at analysere potentielle trusler, identificere væsentlige områder af den forretning, der skal fokuseres på først og tydeligt skitsere, hvad der skal ske for at undgå tabte indtægter eller vedvarende forretningsforstyrrelser.
En effektiv forretningsplan skal indeholde følgende oplysninger:
- Et resumé af de mest kritiske forretningsprocesser og funktioner.
- En grundig analyse af potentielle trusler, der kan forstyrre forretningsdrift.
- En oversigt over både kontaktoplysninger på stedet og offsite.
- Interne og eksterne kommunikationsstrategier.
- Identifikation af inddrivelseshold og ansvar for hver person
- Rydde instruktioner for adgang til og gendannelse af data fra udlandet.
- Identifikation af midlertidige forretningskontorer eller lokationer.
- En ændring log, der opsummerer opdateringer til planen, og når de blev lavet (til version kontrol formål).
Hvem har brug for en?
Alle virksomheder, store og små, bør tage sig tid til at skabe en forretnings kontinuitetsplan. Kompleksiteten i din plan afhænger af virksomhedens størrelse, type og placering, men hvis du driver en virksomhed, skal du have en plan, der beskriver, hvad du vil gøre, hvis noget truer dine operationer.
En veludviklet forretningsplan for kontinuitet kan beskytte alle aspekter af din virksomhedsdata, fysisk forretningssted og udstyr, personale, opgørelse og intellektuel kapital. Hvis din virksomhed står over for en forstyrrelse, og du ikke har en forretnings kontinuitetsplan for at mildne skaden, kan du miste indtægt, væsentligt personale, konkurrenceevne i branchen og endda dit positive offentlige omdømme. Den nederste linje er, at kontinuitetsplanen er lige så vigtig som andre typer forretningsplaner , så du bør have en til at beskytte din virksomhed, hvis du har brug for det.
7 tips til oprettelse og brug af din virksomheds kontinuitetsplan
Nu hvor vi har dækket betydningen af en forretnings kontinuitetsplan, er det tid til at komme i gang med at skabe en.
Tipene nedenfor vil strømline processen og hjælpe dig med at oprette den mest effektive forretnings kontinuitetsplan:
- Brug en skabelon : Alle forretningsplaner har lignende informationer, så du kan spare dig selv meget tid ved at downloade en business continuity skabelon og derefter tilpasse den til din virksomhed. Giv dig selv et forspring ved at downloade og opdatere denne skabelon fra FEMA, eller den her på TechTarget.
- Gør det nemt at udføre: Hvis din virksomheds kontinuitetsplan er uorganiseret og forvirrende, vil brugen og evnen til at udføre rettidigt blive begrænset. Gør det nemt at forstå og udføre ved at inkludere klare trinvise instruktioner eller tjeklister, der beskriver præcis, hvad der skal gøres. Du kan også gøre det nemt at udføre ved hjælp af visuelle hjælpemidler som flowdiagrammer, grafer og diagrammer for at demonstrere de handlinger, der er nødvendige.
- Pus på den estimerede opsvingstid: En forretnings kontinuitetsplan involverer antagelser og skøn over, hvad der kan ske, hvad der skal gøres og hvor lang tid det tager at genoprette. En måde at sikre, at du har tid nok til at få virksomheden tilbage på sporet, er ved at tilføje ekstra restitutionstid for at komme i gang igen. Dette kan give din virksomhed et lille åndedræt under genopretningsfasen.
- Test det grundigt: Undgå at oprette din forretnings kontinuitetsplan og bare håbe på det bedste. Du bør teste det ud og planlægge flere gennemgange for at sikre, at alle de mest kritiske forretningsområder er indarbejdet og planlagt for tilstrækkeligt.
- Opdater oplysningerne regelmæssigt : Lad ikke din plan sidde og samle støv. Hvis du investerer tid til at oprette en forretnings kontinuitetsplan, skal du også bruge den nødvendige tid til at sikre, at den er nøjagtig. Planlæg regelmæssige check-in (mindst hvert halve år) for at gennemgå og opdatere alle de oplysninger, der er inkluderet i dokumentet, herunder personale, kontaktoplysninger, lokaliteter og strategier.
- Del det med nøglepersonale: Alle, der har ansvar i forretningsplanen, bør være opmærksomme på dem og have en klar forståelse af de roller, de vil spille i udførelsen af planen. I mange tilfælde vil det også være fornuftigt at holde andet personale på et bredere niveau opdateret, så de kan hoppe ind og bistå om nødvendigt.
- Giv uddannelse til at støtte planen: En korrekt gennemførelse af en forretningsplan kan kræve, at nogle af dine medarbejdere går ud over deres daglige ansvar for at fuldføre yderligere opgaver. Sørg for at du tager dig tid til at træne hver af disse medarbejdere på, hvad de skal gøre, så der er ikke et vidensforskel, hvis planen skal tages i brug.
Når din forretningsplan er oprettet, skal du også udvikle en plan for katastrofeberedskab, som du kan udføre for at få dine operationer til at køre igen, hvis der opstår en katastrofe.