Dos og don'ts for at bruge email i erhvervslivet
Email er blevet så populært, at folk i nogle tilfælde bruger det oftere end telefonen. Fordi det skrevne ord så let kan misforstås, er det vigtigt at forstå korrekt e-mail-etikette i erhvervsmiljøet.
Desværre forstår mange mennesker ikke, hvordan man bruger e-mail til deres fordel, og de fordele, det kan give til en virksomhed, bliver ofte savnet. Følgende forretningsmail e-etikette regler kan hjælpe dine medarbejdere til at komponere e-mails, der er effektive og effektive.
01 - Send kun klare og præcise e-mails
02 - Brug altid en meningsfuld emnelinje
Forlad aldrig emnelinjen til en email tom. En tom emnelinje kan få din e-mail markeret som spam, og den vil aldrig nå sin destination. E-mails med blanke emnelinjer ignoreres også ofte, især hvis den tilsigtede modtager typisk modtager mange e-mails på en given dag. Brug altid en emnelinje, der afspejler indholdet af din email på passende vis. Det vil hjælpe dine modtagere med at sortere deres e-mails mere effektivt og vil tilskynde et hurtigere svar til din e-mail.
03 - Undgå ekstraordinært formaterede e-mails
Send e-mails i professionelle formater. Undgå flerfarvede skrifttyper og billeder til baggrunde. Disse accouterments kan distrahere læseren eller gøre meddelelsen vanskelig at læse. Eventuelle baggrundsbilleder, du tilføjer, kan opblussen filstørrelsen på din e-mail. Det kan tvinge modtagere med langsomme forbindelser til at vente en agonizingly lang tid til din besked til download.ny baggrundsbilleder du tilføjer, kan opblussen filstørrelsen på din e-mail. Det kan tvinge modtagere med langsomme forbindelser til at vente en agonizingly lang tid for din besked at downloade.
Hvis din virksomhed insisterer på, at du bruger bestemt e-mail-brevpapir til at fremstille et ensartet udseende, skal du udnytte det. Firmaets logo og signaturlinjen kan fremstille et professionelt billede på dine e-mails.
04 - Send Timely Replies
Lad ikke folk vente på rettidige svar på deres email. Reager hurtigt med en klar, præcis besked. Hvis du har brug for mere tid til at undersøge et svar eller samle flere oplysninger, skal du fortælle din e-mail-afsender, når de kan forvente et svar.
05 - Brug Off-Office Svarværktøjer
Hvis du vil være væk fra kontoret og ikke kan læse din e-mail, skal du bruge e-mail-systemets værktøj uden for kontoret til automatisk at reagere på alle, der forsøger at kontakte dig. Sørg for, at dit autosvar giver afsendere besked, når de kan forvente at modtage et svar.
06 - Skrig ikke Wolf med højt prioriterede flag
De fleste e-mail-systemer giver dig mulighed for at markere en e-mail som "Høj prioritet" eller "Rush". Du må ikke gøre dette til din standard e-mail-flag. Brug det sparsomt, eller dine modtagere ignorerer det prioriterede flag. Når du endelig sender en rigtig vigtig email, vil den ikke få den opmærksomhed, den fortjener.
07 - Overvej om "Besvar alle" er nødvendigt
Klik ikke instinktivt på knappen "Svar alle" for hver e-mail, der har flere afsendere eller modtagere. Overvej emnet og beslutsom hvem der skal læse dit svar. Kontinuerligt at reagere på alle unødigt vil hurtigt få dig et ry som en "business spammer", og folk kan begynde at ignorere dine e-mails helt og holdent.
08 - Adskilte forretnings- og personlige e-mail-konti
Medmindre det er en nødsituation, skal du aldrig bruge din virksomheds e-mail til personlig korrespondance. Selv hvis du ejer din egen virksomhed, er det en god idé at have to separate email-konti. Det giver dig mulighed for at prioritere dine e-mails og holde uafhængige personlige beskeder ud af forretningsnetværket.
09 - Brug professionelle e-mail-kontonavne
Brug dit eget navn som en del af enhver virksomheds e-mail-adresse. For eksempel james.bucki@example.com eller jbucki@example.com. Undgå kælenavne, håndtag, monikere eller uklare referencer. For eksempel skal du ikke bruge soccer.mom@example.com eller baseball.nut@example.com.
10 - Er e-mail det bedste til dette svar?
Brug ikke e-mail som dit eneste kommunikationsværktøj. Ikke alle meddelelser er e-mail-relevante, og der vil være tidspunkter, hvor et kort telefonopkald eller et kort kontoret besøg kan være en mere effektiv måde at formidle en besked på. Møder eller taler over telefonen kan introducere et menneskeligt element i interaktioner, og det kan gøre hele forskellen, når du forsøger at forklare noget, eller du vil overtale nogen til at handle.
11 - vær følsom og tilgængelig
Brug aldrig e-mail til at opsige et forhold eller en kontrakt. I professionel forretningskorrespondance skal du altid inkludere en signaturlinje, der giver alternative måder at kontakte dig. Du kan f.eks. Medtage dit kontor-, fax- og mobilnumre samt din postadresse.
12 - Undgå Emailing Massive Attachments
Du ved aldrig, hvordan eller hvor din modtager vil få adgang til deres email. Mobile enheder kan begynde at downloade filen, før de beder brugeren bekræfte overførslen. Det kan tage lang tid og forbruge båndbredde, som modtageren skal betale for. Hold den kombinerede størrelse af vedhæftede filer under 50 MB.
Hvis du skal sende en stor fil, skal du først kontakte modtagerne og spørge, hvordan de vil modtage filen. Du bruger også en filoverførselstjeneste til at sende filen.
13 - Tænk før du sender den email
Endelig tage et øjeblik og overvej hvad du har skrevet før du trykker på "send" knappen. Er det noget, der ikke skal sendes i en email? Er det af personlig karakter og ikke hensigtsmæssigt at bruge virksomhedens e-mail-system? Skrivede du e-mailen mens vred og inkluderet passager, kan du måske fortryde senere? Hvis det er tilfældet, tryk på "delete" knappen.