Brug disse fire ekspert tips til at holde overarbejde omkostningerne nede
Ikke alene betyder overarbejde som en af de største løbende udgifter for de fleste virksomheder, men korrekt eller ukorrekt forvaltning af overarbejde kan betyde forskellen mellem dyre retssager, lav moral og sårbarhed over for ændringer i overarbejde.
I de seneste år med tunge økonomiske tider har mange ansatte været ivrige efter at bevise sig som hårde arbejdere, der ikke klager over at arbejde lidt ekstra tid uden nødvendigvis at inkludere nogle eller alle på deres tidskrifter.
Mange arbejdsgivere har stiltiende, eller endog eksplicit, tilsluttet sig denne holdning. Ashley Dinsdale, en køber til Macy's, der arbejder 50 + timer om ugen, siger, "Layoffs skete på min tidligere arbejdsgiver. Nu kommer jeg tidligt og sender e-mails, så de ved, at jeg er der. "
Tænk Proaktivt
Selvom overarbejde ofte er gået med bekostning og faldgruber, behøver det ikke at være sådan. Proaktivt at styre medarbejdernes overarbejde, undgå overraskelser og forberede sig på fremtiden kan reducere din udgift, beskytte din virksomhed mod retssager og forbedre moralen over hele verden.
De følgende fire ekspert tips kan belyse nogle af problemerne med overarbejde, og hjælpe dig med at undgå store faldgruber og overraskelser, når det kommer til at håndtere eventuelle potentielle problemer.
1. Spor medarbejder tid. Den gennemsnitlige amerikanske arbejdstager arbejder ifølge Bureau for Arbejdsstatistik lidt mere end fire timer overarbejde pr. Uge. Det er 208 timer om året.
Ved at beregne en gennemsnitlig løn på $ 21 pr. Time time og en halv løn, kommer den samlede sum ud til $ 6.552 pr. Medarbejder pr. År. Med en stab på 20 ansatte er det kun 131.040 $ i overarbejde udgifter.
Hvad kan du gøre for at undgå overraskelser, når det kommer til overarbejde? En af de største tilgængelige ressourcer er mobil tidsporing, der indeholder advarsler om at informere medarbejdere og ledere, når overtidsgrænser er i modstrid med.
Sporing af medarbejdertid giver også ledere og virksomhedsejere mulighed for at se og adressere mønstre over hele virksomheden og på det enkelte medarbejderniveau, når det kommer til overarbejde. Er en medarbejder konsekvent racking overarbejde timer hver uge?
Er overarbejde stødt på mangel på personale, store projektbelastninger eller en medarbejder, der har ekstra tid på hans hænder og ønsker den ekstra løn? Med et stort billede af tid og hvordan det er afsat til forskellige projekter, kan ledere træffe velinformerede beslutninger om ressourcer og overarbejde.
Må ikke vige væk fra sporings timer kun for timelønnede. At vide præcis, hvor mange timer alle bidrager med, er afgørende for at træffe kloge valg og håndtering af potentielle kommende føderale overtidreguleringsændringer.
Tidsporing undgår også tidsskalaafrunding, hvilket typisk sker uskyldigt nok, men falder normalt i medarbejderens favør. Den amerikanske lønforening estimerer 10 minutters afrunding pr. Skift pr. Medarbejder. Sørg for, at det system du vælger hjælper dig med DCAA og DOL compliance, for at beskytte dig selv med let at finde poster i tilfælde af offentlige revisioner eller arbejdskonflikter.
2. Tag et hårdt kig på medarbejderklassifikation. Du skal være opmærksom på, at hvis din medarbejder er lønnet, men gør mindre end 23.660 USD om året, skal du stadig betale overarbejde, og at denne tærskel er ved at stige kraftigt.
For ikke at nævne, at klassificere en medarbejder som fritaget med en løn under $ 23.660 pr. År eller i en stilling, der ikke opfylder betingelserne for fritagelse simpelthen for at undgå at skulle betale overarbejde, er ikke en god strategi. En væsentlig del af de retssager, der er steget siden 2004, skyldes fejlklassificering og erstatning for tilbagebetalinger, der skal betales i overarbejde for ekstra arbejdstimer uden løn.
For overbevisning betyder det ikke noget for domstolene, om du er forsætligt fejlklassificerende eller uskyldigt misclassificerende medarbejdere; Det er dit job som arbejdsgiver at sikre, at klassificeringen er korrekt for dine medarbejdere og ikke manipuleres i et forsøg på at reducere omkostningerne. Sanktioner for misligholdelse omfatter op til to års efterbetalinger for overarbejde, og hvis du anses for at have kategoriseret medarbejderen forsætligt, skal du skylde tre år tilbagebetaling.
For at sikre, at dine klassifikationer er op til snus, skal du regelmæssigt evaluere dine medarbejders pligter og forhold til virksomheden og konsultere en advokat i grå områder. Det kan måske være lidt for at betale det juridiske gebyr, men det er en lille kniv i forhold til de mulige konsekvenser.
3. Kommunikere forventninger. En af de bedste måder at få håndtere på overarbejde er at forbedre kommunikationen omkring emnet. Gør forventninger klar til medarbejdere, eksplicit træner ledere og medarbejdere på forventninger, og nip i budet enhver medarbejdervaner at ikke optage overarbejde "ud af deres hjertes godhed".
Der kan være mange uudtalte regler om, hvornår man skal registrere arbejde for timelønnede, end ledere eller virksomhedsejere indser, men arbejde uden løn er stadig grundlag for retssager, selvom godkendelsen er stiltiende. Og uanset hvor god din medarbejders hjerter er, arbejder uden løn til sidst i moral og gennemsigtighed i virksomheden.
Det er især vigtigt at afklare dine forventninger om teknologi. Kontrol af e-mail og forventer, at medarbejderne kan reagere i off-timer, kan virke uskyldige nok, men protokollen giver op. Mange virksomheder forventer, at medarbejderne er til rådighed under off-timer til e-mail-kommunikation, men det er blevet opretholdt i retten som arbejde. Du kan være chokeret over at finde ud af hvor mange timer, dine medarbejdere faktisk logger af timer på denne ene opgave alene.
Katharine C. Giovanni, præsident for Triangle Concierge siger: "Alle forsøger at presse 36 timer ind i en 24-timers dag. I bundlinjen hjælper teknologien ikke, fordi du kan tage dit kontor hos dig. Så vi arbejder hele tiden. "Afklare dine forventninger omkring e-mail og sørg for at holde alle, ledere og medarbejdere ens, til de standarder, du laver.
4. Fremhæv Cross Training. I nogle virksomheder tilføjer overtidsudgifter hurtigt for visse enkeltpersoner, simpelthen fordi ingen andre kan gøre deres job. Ikke kun øger overarbejde, men flaskehalse udvikler sig, og nogle medarbejderes båndbredde ender maksimalt, mens andres slutter underudnyttet.
Fremhæv krydstræning så meget som muligt for at udbrede byrden og sætte forskellige medarbejdere i stand til at komme ind i projekter, da arbejdsbelastningen øges, eller der opstår nødsituationer. Effektiv tværuddannelse kan også forbedre moralen, give flere medarbejdere mulighed for at bidrage til nøgleprojekter og lindre en del af byrden på andre medarbejdere.
Krydstræning kan også give dig mulighed for at være mere fleksibel med planlægning. Alt for ofte er virksomheder tvunget til at planlægge personer med specialiseret viden på bekostning af betydelig overarbejde. Selv om det ikke er muligt eller ideelt at krydse på alle pligter eller færdigheder, kan identificerende opgaver, der nemt kan læres af flere medarbejdere, drastisk reducere overarbejde, samtidig med at produktiviteten og effektiviteten øges.
Sagsanlæg
Medarbejdere bekymrede over deres job eller ydeevne vil måske logge timer uden at opkræve tid. Virksomheder bør imidlertid ikke se denne type adfærd som en god ting. Et blinde øje eller opmuntring til denne type adfærd i frontenden kan få katastrofale økonomiske konsekvenser senere, hvis de samme medarbejdere beslutter at forfølge retssager for fejlklassificering eller tid arbejdet uden løn.
Ifølge den nationale ansættelses advokatforening er løn- og arbejdskonflikter steget 77% siden 2004, og ikke tilfældigt, 2004 var sidste gang, DOL reviderede Fair Labor Standards Act. Med løbende diskussion af ændringer i overtidsbestemmelser kan virksomhedsejere forvente at se flere bølger af arbejds- og løntvister.
I 2014 alene bestilte Department of Labor virksomheder over hele landet at betale næsten 241 millioner dollars tilbage i løn som følge af medarbejdermisclassificering som et forsøg på at undgå overarbejde, spørge eller opmuntre medarbejdere til at arbejde mere end 40 timer om ugen uden løn eller opmuntrende medarbejdere til at være lydhør over for e-mail, tekster og telefonopkald off-timer uden løn. Fra EMS medarbejdere i Charleston til sundhedsarbejdere i Santa Barbara og ledere på sportsforretninger, fortsætter nye retssager dagligt op.
Om Amy Bailey
Amy fører tilsyn med alle finanser, menneskelige ressourcer og bygningsoperationer på TSheets. Hun er en stolt Idaho Vandal, der tilbragte otte år i offentlig regnskab med Coopers & Lybrand, og mere end 20 år med både offentlige og private højvækstteknologibedrifter som Extended Systems, ProClarity, Microsoft og Silverback. Hun har to børn og bor sammen med sin mand og en engelsk mastiff ved navn Scout.