Real Estate CRM Inside Gmail - En næsten perfekt løsning

01 - Stræn din vej til Gmail CRM

Jeg siger "næsten perfekt", fordi intet går helt til perfektion. Men som en Gmail-elsker og en ejendomsmægler har jeg ikke fundet noget, der kan svare til Streak for CRM i Gmail. Alle mine krav til et ejendoms CRM-system er inkluderet i den installerede app og i Gmail.

Lad os tænke over, hvad vi vil klare i vores Customer Relationship Management-løsning i sin enkleste form. Simple er fint, men jeg vil have en vis minimumsfunktion:

• Administrer køberledere fra start til tab eller købsaftale.
• Administrer sælgerledninger fra starten til en noteringsaftale.
• Administrer en fortegnelse fra noteringsaftale til en salgskontrakt.
• Administrer en transaktion, køber eller sælger side, fra kontrakt til lukning.

Det er de grundlæggende komponenter, der skal være i mit system. Hvis du tænker på dem, har de hver især en vis strøm, og det er hvor Streak skinner. Jeg tager dig gennem hver af disse processer med Streak-skærmen inde i Gmail. Lad os først få to grundlæggende komponenter af Streak forklaret.

• Rørledninger: Dette er strømmen af ​​en proces. Hver af de fire punkter ovenfor har en logisk strøm fra start til slut eller næste trin. I Streak er det en rørledning. Chartet, rørledninger er som kolonner i et regneark, hver kolonne næste fase af processen.
• Kasser: Denne ene er ikke så indlysende, men det er virkelig nemt, hvis du tænker logisk. En boks er rækken i et regneark, og kan være alt hvad du arbejder gennem processen. Forvaltningen af ​​køber fører til konklusion, vil boksen være køberens informationer. Kassen bliver en rekord i CRM-databasen, som jeg vil vise dig i et andet trin.

Lad os gå videre til næste trin, hvor vi ser på vores første pipeline, Buyer Working, hovedprocessen.

02 - Køberledningens ledningsrørledning i Streak for Gmail

Dette er dit første kig på en rørledningsvisning, farverig, men også meget tydelig en sti med pilene fra begyndelsen til slutningen. Vi arbejder med en køberledning, der netop kom ind i vores system, måske fra en henvisning eller en hjemmeside. Der er skabeloner til valg af en pipeline type, og den ene er til en fast ejendom aftale. Jeg ændrer blot den ene til hvert enkelt af disse eksempler, så det er min proces. Jeg forsøger at holde det enkelt, men logisk for at spore processen.

• Bly - Jeg har lige indtastet dem i systemet.
• Kontaktet - Jeg har lavet et første forsøg på en samtale, måske e-mail eller telefonopkald.
• Tilsvarende - Vi taler eller e-mailer, men ingen ansigt til ansigt eller visninger endnu.
• Udnævnelse eller udstillinger - Vi kigger ud af ejendomme.
• Opfølgning - Tilbage på kontoret, efterfulgt af deres tanker om hjem, de så.
• Kontrakt i forhandlinger - Vi har skrevet en aftale og forhandlet med sælger (er).
• Kontrakt døde eller accepteret - Deal døde eller blev accepteret. Hvis døde, kan vi flytte denne udsigt tilbage til det rette trin og fortsætte med at arbejde med dem.

Nu ser vi vores første boks, som er simpelthen køberens kontaktperson. Du kan skrive dem lige ind i en række under blybjælken i kroppen. Jeg skrev i navnet "Rob K." at komme i gang. Men går over til venstre side af rækken, kan du klikke på boksikonet for at gå til detaljeringsoversigten. Her er instruktionerne for oprettelse af en ny boks i pipelinevisningen. Vi vil se på rekorddetaljen næste.

For nu skal du bemærke, at der er en underkolonne for scenen de er i, og alt du skal gøre er at klikke på det for at vælge et andet stadium for at flytte din kasse (køber) til næste fase, i dette tilfælde kontaktet. Når du bevæger dem, i bunden bevæger de sig ned gennem stadierne, og i øverste del bevæger de sig fra venstre til højre.

03 - Sælger Lead Working Pipeline

Her ser du rørledningen, jeg satte op for en notering / sælgerledning. Det begynder, når de kommer ind i systemet og slutter, når de lister sammen med mig eller en anden. Processtrinene er:

• Bly - Bare trådt ind i systemet, ingen handling er taget endnu.
• Kontaktet - Enten email eller telefon kontakt lavet.
• Opfølgning - Tid, mens jeg arbejder for at få en noteringsaftale.
• Første ansættelse - En aftale er indstillet og / eller i gang.
• Venter - Aftale over, afventer en beslutning fra dem.
• Opført med Andet - Mistet dem til en anden agent eller mægler. Vil fjerne dem fra denne rørledning, men deres information forbliver i databaserne.
• Til Listing - De lister sammen med mig, og jeg tilføjer dem til min Listing Management Pipeline.

Du får strømmen nu. Når du har flere kasser (udsigter) i en af ​​disse rørledninger, grupperer de nedenunder i det passende trin, og du kan se antallet af kasser i et trin øverst. Du har sorteringsmuligheder for hvordan deres fortegnelser vises nederst på skærmen.

04 - Listing Management Pipeline i Streak for Gmail

Når en sælger vælger at liste med mig, flyttes deres boks (database entry) til pipeline for Listing Management. Du begynder at se effektiviteten her, da du kan gå ind i din Gmail hver dag og gennemgå fire pipelinevisninger og se alt, hvad du har arbejdet, og i hvilket trin af processen.

• Listing Signed - De har underskrevet listen og jeg kommer til at arbejde på det.
• Dataindsamling - Dette er mens jeg samler deres dokumenter, måler hjemmet, registrerer ejendomsoplysninger til MLS osv.
• Notering i MLS - Det er nu live på MLS, Multiple Listing Service
• Marketing Set - Jeg har oprettet annoncer, en enkelt fortegnelse webside, anden markedsføring. De vil ikke bevæge sig, før jeg har oprettet alle annoncer for at starte løb.
• Vises - Ejendom vises, afventer en kontrakt.
• Kontrakt i Forhandling - Kontrakt modtaget og forhandles med køber (r).
• Kontrakt døde - Kontrakten blev ikke accepteret på begge sider og flyttede noteringsboksen tilbage til den viste scene. Hvis udløbet og tabt, fjernes boks, men ikke databasepost, fra rørledningen.
• Til Transaktion - Flyt dem til Transaktionsledninger, fordi kontrakten udføres af begge sider.

Jeg holder disse faser bredt og bliver ikke for detaljerede, da jeg ikke ønsker en lang række pile øverst. Målet er at holde alt organiseret med en hurtig visning, der fortæller mig status og fremskridt for alle ledere, lister og næste; transaktioner. Du kan tilføje brugerdefinerede felter til dine optegnelser og få dem vist i underraden lige under pilene i rørledningen.

Næste ser vi rørledningen, der fører til penge!

05 - Transaktionsledelse Pipeline for Streak i Gmail

Dette er pengene pipeline, der tager en kontrakt fra accept ved lukning. Jeg bruger den samme til både køber og sælger sider, da stadierne er brede og gælder for hver transaktion. På den måde viser kun en enkelt rørledning mig scenen for hver transaktion, jeg arbejder.

• Tilbud / Nego / Kontrakt - Kontrakten forhandles, når den accepteres af begge sider, vil den flytte sammen.
• Titel / Undersøgelse / Inspektion - Generelt er de første ting, vi hopper på, opsætning af escrow, ansøgning om titelbinder, opsætning af inspektioner mv.
• Reparation Nego. - Dette er efter, at inspektionerne er leveret og modtager transaktionsboksen, hvis der er krav til reparationer eller penge fra køber (e).
• Vurdering / Lån - Forudsat at reparationerne blev løst, handler det generelt om at få vurderingen og lånet godkendt.
• Pre-Closing - Masser af detaljer før du kommer til afslutningsbordet.
• Lukning - Det lukker i dag eller i morgen, og du forlader det her, indtil du får din provisionskontrol.

Denne er ret selvforklarende nu, hvor du forstår hvordan rørledninger og kasser arbejder. Jeg opretter simpelthen en ny boks til transaktionen, der hedder noget som "Smith Sale to Jones." Jeg kan derefter dumpe alle de oplysninger, der kommer gennem min Gmail, i boksen for at holde alt sammen for hurtigreference.

06 - Formelkolonner

Jeg regner ikke med provisioner, før jeg ser checken ... ja det meste af tiden. Du kan dog lave beregninger i kolonner, en kraftfuld funktion.

Først skal du bemærke Streak-ikonet og linket øverst i Gmail. Hvis du klikker på dette, falder du ned i et komplet hjælpesystem, der fortæller dig alt, hvad du behøver at vide, og du forlader aldrig din Gmail-skærm. Jeg ønskede at se, hvordan man opretter en formel kolonne, så klikket på linket og fundet et afsnit i hjælpen til dette. Du kan se på billedet, at der er en komplet vejledning til oprettelse af formler.

07 - The NewsFeed og så meget mere

Når du arbejder i dine rørledninger, kan du klikke på knappen NewsFeed øverst til højre i Gmail, og du vil blive præsenteret med et feed af handlinger, du har taget i forhold til denne rørledning og bokse. Du kan let følge med, hvad du har lavet med denne NewsFeed.

Jeg har givet dig et meget bredt overblik over Streak for Gmail CRM, og du skal checke de mange funktioner. Der er en mere genkendelig rekordvisning for hver af dine kontakter, kundeemner, udsigter og transaktioner. Ved at klikke på boksikonet i rørledningen kan du gå til den pågældende skærm, foretage ændringer og tilføjelser og klikke på relaterede oplysninger.

Lad os se på en mere skærm, hvordan du interagerer med Streak fra en email i Gmail.

08 - Tilføjelse af en boks fra email i Gmail

En af de bedste og mest almindelige måder, der bruges til at oprette en boks i en rørledning, er at gøre det fra en e-mail. Dette er især nyttigt, når du modtager en ny ledelse i en e-mail. Se på billedet, at der nu er en knap øverst på de enkelte Gmails, der lader dig oprette en ny boks, tilføj til en eksisterende boks eller rediger en boks.

Lad os sige, at du får en ny køberledning via email. Du klikker blot for at oprette en boks, og du føjer den til din køberens arbejdsrørledning med navnet på udsigten som boksens navn. Nu vil hver e-mail, du modtager fra alle, der er relateret til at arbejde med denne køber, blot bruge denne proces til at føje dem til køberboksen i rørledningen. Nu er det mere som en rigtig filkasse, da den har flere relaterede emner i den.

Dette er også et godt værktøj i Transaction Pipeline. Når du har fået e-mails fra den anden agent, titelfirma og andre, skal du blot tilføje dem til transaktionsboksen.

Der er meget mere, men dette vil indpakke artiklen. Hav det sjovt, og tjek det ud, da Streak har en gratis valgmulighed.

09 - Email Tracking som et CRM & Legal Tool

En bonus fra Streak er e-mail tracking funktionen. Billedet viser en historie med åbningen af ​​den viste e-mail. Du får også besked om, at e-mail åbnes som en pop-out, hvis du vil have dem. Jeg kan godt lide at vide, at mine e-mails er blevet modtaget og åbnet, især i transaktioner.

CRM handler trods alt om at forvalte et forhold, og en del af det er at vide, at du kommer igennem til dine e-mail-kontakter. Det kan også komme til nytte i fremtiden, hvis du har fået ret til at vise, at oplysninger eller dokumenter blev leveret rettidigt. Det handler ikke kun om, at du gør noget forkert. Jeg har haft tidligere kunder beder mig om at give dem dokumentation om e-mails for handlinger, hvor de er involverede, der ikke havde noget at gøre med mig.

Et egentligt eksempel involverer en bygherre ud af statsklienten, der købte en jordpakke i bjergene med det formål at opbygge et pensionat. Området var tidligere involveret i tvister med amtet om, hvorvidt det var lovligt opdelt eller ej. Hver ændring i amtsadvokat syntes at skabe en ny kontrovers.

I min due diligence for klienten fandt jeg, at der var et toårigt brev fra amtsadvokaten, der angav, at ejendommen ville blive betragtet som lovlig og tildelt en byggetilladelse, hvis det blev ansøgt om. Jeg anmodede om et nyt brev, selvom det var den samme amtsadvokat. Efter at have smadret lidt, blev der udstedt et nyt brev. Jeg sendte en kopi til min klient med angivelse af, at det dokument, vi ventede på, var blevet leveret, så vi kunne gå videre med købet.

To år senere, og med en anden amtsadvokat, ansøgte han om byggetilladelse og blev nægtet. Han kontaktede min ejendomsadvokat for at få hjælp. Advokaten kontaktede mig for at spørge, om der var nogen dokumentation, der viste, at vi var afhængige af brevet ved køb. Jeg tog emailen op med sporingen, og amtet udstedte tilladelsen. Sporing af e-mails er bare god forretningspraksis.