En prøvepolitik, der skal bruges som vejledning
Der er også risiko for tyveri (intellektuel eller fysisk), sabotage og endog terrorisme. Mens enhver organisation kræver noget andet (et Fortune 50 HQ-kontor oplever mange flere besøgende end en lille elektronikproduceringsbutik), dækker nedenstående prøve hovedpunkterne.
Besøgendeadgangspolitikker udvikles af HR-afdelingen, og de fleste HR-fagfolk har enten en politik eller ved at skrive en. Hvis ikke, kan de få en fra en professionel organisation som SHRM (Society of Human Resource Management).
En sagprøve
Zipline International (et fiktivt firma) er vellykket, fordi de ansætter dygtige fagfolk og fremstiller førende produkter i deres branche. Fordi uautoriserede besøgende kan stjæle intellektuel ejendomsret , blive skadet i farlige produktionsområder eller forårsage skader på medarbejderne Zipline implementerede en streng adgang for besøgende. Politikken går langt for at beskytte forretningshemmeligheder og beskytte besøgende og medarbejdere.
Check ind og check ud
Alle besøgende skal være registreret i programmet for besøgsstyring, som drives af receptionen for indgangen til hovedindgangen. Systemet registrerer navn og firmanavn for hver besøgende, samt formålet med og varigheden af deres besøg.
Visitor Badge
Ved indtjekning har hver besøgende taget deres foto og fået et foto-id-emblem. Sammen med deres billede viser badget besøgendes navn og varigheden af deres besøg. Besøgets badge skal altid bæres.
Besøgende skal være ledsaget af en sponsoransat til alle tider
Alle besøgende skal ledsages af den eller de medarbejdere, de besøger under opholdets varighed.
Dette krav gælder ikke for besøgende fra filialer af Zipline. Der kan træffes særlige ordninger for at imødekomme entreprenører ansat til langsigtede opgaver, men disse ordninger skal afklares med sikkerhedsdirektøren.
Fotografier
Der må ikke tages fotografier uden forudgående godkendelse fra den juridiske afdeling eller sikkerhedsdirektøren. Derudover kan fotografering, der er tilladt, ikke offentliggøres uden forudgående godkendelse fra marketingchefen.
Non-Disclosure
Alle besøgende skal underskrive en NDA (ikke-offentliggørelsesaftale) ved check-in.
Gæstnetværksadgang
Besøgende, der kræver internetadgang, er forsynet med et gæst brugernavn og adgangskode til Ziplines trådløse netværk. På ingen tid er en gæst tilladt at få adgang til virksomhedens intranetprogram med deres bærbare computer eller en anden mobilenhed.
Rollen af gulvet Marshall
Enhver medarbejder, der oplyser en besøgende uden et badge, skal straks underrette det udpegede gulvmøller for deres område. Gulvet Marshall har første linje ansvar for håndhævelse af besøgende ledelsespolitik. I tilfælde af en nødevakuering udskriver receptionens receptionist en liste over alle besøgende og leverer listen til gulvet marshall i evakueringsområdet.
Gulvkedler er ansvarlige for at regne for alle besøgende under en evakuering.
Ansvarsfraskrivelse: Dette er en stikprøvepolitik, og udgør ikke juridisk rådgivning. Det er kun meningen at være et udgangspunkt for at skabe en politik, der er skræddersyet til virksomhedens specifikke behov. Zipline International er et fiktivt firma (efter min bedste viden), og navnet blev kun brugt som et eksempel på at skrive denne politik.