Sådan forbereder du et arrangement om planlægning af arrangementer
Derudover har begivenhedsplanlæggere brug for visse forretningskompetencer til effektivt at drive en eventplanlægningsvirksomhed.
En af dem ved at vide, hvordan man forbereder et arrangement om planlægning af arrangementer, et vigtigt skridt i markedsføring af dine tjenester og sikring af en kundes forretning.
Hvorfor har jeg brug for et arrangement om planlægning af arrangementer?
Her er et velkendt scenario for en eventplanlægger: Du har et forretningsmøde med en potentiel klient for at diskutere en kommende begivenhed.
Det gik godt. Du har beskrevet din erfaring, de planlægningstjenester, du tilbyder, og forklarede, hvordan du er en god kamp for, hvad klienten leder efter. Du rystede hænder, takkede dem for deres tid og så ... hvad? Dit næste skridt er at følge op og sende klienten et detaljeret arrangement om eventplanlægning.
Hvad er egentlig et arrangement om planlægning af arrangementer?
Et arrangement om planlægning af arrangementer er et omfattende dokument, der beskriver de tjenester, du vil sørge for en begivenhed. Det er din virksomhedsbrochure, din marketingkampagne, og dit salgssted er pakket ind i en.
Denne begivenhedsvirksomhedsforslag skal præsentere dig som en erfaren, dygtig fagmand, der er entydigt kvalificeret til at udføre denne begivenhed. Det skal skelne dig fra andre arrangementplanlæggere og etablere dig som en kunde, som kunden kan stole på.
Et forslag til begivenhedsplanlægning skal være velskrevet, indeholde specifikationer vedrørende hvilke tjenester der er inkluderet i forslaget (og hvilke der ikke er) og illustrere, hvordan du vil udføre arrangementet og give de nødvendige detaljer, så klienten nemt kan forestille sig hvad du foreslår.
Giv det det personlige præg
Sikker på, at det er nemmere at downloade en skabelon til "forretningsforslag" og blot indtaste de manglende oplysninger og sende det ud med dit visitkort. Men er det virkelig, hvordan du vil repræsentere din virksomhed eller tjenester?
Hvis du ikke tager tid til at sammensætte et tankevækkende, undersøgt arrangement om planlægning af forretningsplaner for en potentiel klient, hvad siger det om den indsats, du vil indsætte for en kunde, der allerede har givet dig et depositum?
Dit forretningsforhold starter med den første kommunikation, du har med nogen klient, og førstehåndsindtryk tæller. Så tag din tid og gør det rigtigt. Lav et forslag til planlægning af arrangementer, der er professionelt og tilpasset kundens begivenhed - en afspejling af de professionelle, tankevækkende, unikke begivenhedsplanlægningstjenester, du giver.
7 ting, der skal medtages i et arrangement om planlægning af arrangementer
- Virksomhedsindledning - Introduktion til din forretningsplanlægning. Diskuter din baggrund, eventuelle faglige certificeringer og længden af din virksomhed, relevant erfaring og din særlige niche, hvis du har en.
- Beskrivelse af arrangementet - Giv et overordnet omfang af arrangementet, herunder detaljer, der blev drøftet under dit første klientmøde , f.eks. Mål for arrangementet, mulige datoer, steder at overveje, antal gæster osv.
- Eventplanlægningstjenester, der skal leveres - Er meget specifik i dette afsnit og viser alle de tjenester, du vil sørge for denne begivenhed. Notering af punkter med punktposter eller underpositioner er meget effektiv, da det er en nem måde at klienten kan se, hvor mange tjenester der er inkluderet. Angiv alle leverandører, som du vil bruge, og eventuelle tjenester, der er valgfri for et ekstra gebyr. Det er vigtigt at være meget detaljeret i dette afsnit, så klienten har en klar forståelse af hvad der er inkluderet og hvad der er yderligere.
- Eksempler på dit arbejde - Hvis du har planlagt en begivenhed svarende til den, du foreslår til denne klient, så er det din chance for at vise dem disse færdigheder. Medtag billeder, skitser, nyhedsudsendelser eller andre billeder, der vil hjælpe med at male et billede i kundens sind om hvad du kan gøre. Dette er en fantastisk måde at markedsføre din eventplanlægningsvirksomhed på.
- Foreslåede omkostninger - omhyggeligt artikulere alle omkostninger i forbindelse med planlægning og udførelse af denne begivenhed. Formatering af dette afsnit som en række trin vil lede din klient gennem alle faser af arrangementet og hjælpe dem med at visualisere hvert aspekt, som det udfolder. Vær specifik inden for en generel kategori af omkostninger. For eksempel, hvis du har en linjepost til catering, bryd de individuelle omkostninger for mad, der angiver mængden pr. Person, antal servere kræves og timeprisen, udgifter til bordudlejning, sengetøj osv. I stedet for at udarbejde et forslag med et stort prismærke i bunden, skriv et detaljeret forslag, så din kunde kan forstå individuelle omkostninger. Dette er nyttigt af to grunde: det klipper det uundgåelige "stickerchok", når alle ting er optaget, og der er en stor prislappende nederst, og det giver din klient mulighed for at afgøre, om prisen for den ekstra cocktailtid er værd udgiften.
- Næste skridt - I bunden af dit eventforretningsforslag skal du inkludere detaljer om timing eller næste trin. Hvis begivenheden har en fast dato, skal du sørge for at angive, at en underskrevet kontrakt skal være modtaget på en bestemt dato for at du kan planlægge og udføre arrangementet.
Angiv det depositum, der kræves, og den dato, hvormed den skal modtages.
Kontaktoplysninger - Sørg for at inkludere dine forretnings kontaktoplysninger i bunden af arrangementet for forretningsforretninger. Skriv dit websted, e-mail-adresse, telefonnumre, faxnumre og postadresse. Vedhæft et visitkort til dit forslag også for nem henvisning.
Hold kommunikationslinjerne åbne
Efter at have sendt klienten dit arrangement planlægning forretningsplan, nå ud til dem for at lade dem vide forslaget er på vej. Fortæl dem, at du vil følge op om et par dage for at se, om de har spørgsmål. Hold kommunikationslinjerne åbne. Vær lydhør og giv personlig opmærksomhed. Det er en indikator for, hvordan du handler og lukker handlen.