Nedenstående tips hjælper dig med at finjustere dine kommunikationsevner, så du kan spare tid, reducere stress og blive mere produktiv ved at kommunikere effektivt i alle interaktioner, du har i din lille virksomhed.
Begræns distraktioner og lyt
Lytning er nøglen til effektiv kommunikation, men det er ikke altid nemt. En måde at blive en bedre lytter på er at forsøge at begrænse distraktioner under dine samtaler, der gør det svært at høre og absorbere, hvad andre siger. Det kan betyde, at du lukker din e-mail-klient, slukker din telefonopkald eller lukker døren til dit kontor. Ved at gøre disse små ting sikrer du, at den person, du taler med, har din fulde opmærksomhed.
Det er også vigtigt at begrænse interne distraktioner, det vil sige alt foregår i dit sind. Når du har flere emner at tackle under et møde eller en samtale, der skynder dig om at få alle dine ideer ud, kan det være fristende, men det forårsager forvirring og kan få den anden person til at føle, at hans eller hendes input ikke er vigtigt.
Sænk og husk at kommunikationen er en tovejs gade. Etablere en give-and-take, der gør det muligt for begge parter at få deres mening.
Vær modtagelig
En af de værste ting, du kan gøre, når en konflikt opstår, eller en person har en klage over din virksomhed, produkter, tjenester mv. Ignorerer det. I de fleste tilfælde bør en slags svar udstedes straks, selvom det kun er en kort erklæring om, at du vil undersøge problemet.
Hvis du venter, indtil du har alle de oplysninger, der er nødvendige, før du når ud til den ulykkelige fest, kan de ende op med at være ikke kun ulykkelige, men nu også vredt. Hold kommunikationslinjerne åbne i alle situationer ved at være så lydhør som muligt og sørg for at folk når ud til dig, at deres problem er vigtigt for dig.
Spørg de rigtige spørgsmål
Så meget kommunikation er afhængig af at få de oplysninger, du har brug for, og mange gange betyder det, at du skal stille de rigtige slags spørgsmål. Der er spor om, hvilke spørgsmål du skal stille i hver del af samtalen du har. Du skal kunne lytte og nul ind på disse spor for at finde ud af, hvilke spørgsmål der vil løse de oplysninger, du har brug for.
Overvej tilfælde af en medarbejder, der ikke har opfyldt mål og generelt er utilfreds på arbejdspladsen. Hvis du ikke stiller de rigtige spørgsmål, kan du aldrig komme til roden af problemet, som kan være alt fra personlige problemer til at blive underudfordret.
Få mest muligt ud af møder
Møder er berygtede for at være tidsvaskere, hvis de ikke er velplanlagt og grundigt organiseret. Hvis du er arrangør, skal du først og fremmest planlægge det første, du skal gøre for at respektere alles tid og gøre dit møde så effektivt som muligt.
Derefter tager tid til at forberede en dagsorden, der skitserer fokuspunkter og opstiller en struktur for mødet.
Her er nogle andre smarte mødetips, der hjælper dig med at sikre, at dine møder er produktive:
- Bekræft mødetiderne i de relevante tidszoner en til to dage før mødet.
- Tildel en møde moderator, der forvalter mødet og sørger for, at deltagerne holder sig til dagsordenen.
- Opmuntre input og spørgsmål fra alle i mødet.
- Tag noter eller tildel en anden til at tage noter for at fange de vigtige detaljer i mødet.
Kombiner kommunikationsmetoder
Face-to-face eller voice-to-voice-kommunikation er fantastisk til at eliminere de udfordringer, der ofte kommer med e-mail. Men det kan også skabe flere spørgsmål og forvirring, hvis alle involverede parter ikke er på samme side.
Selvom det meste af din kommunikation foregår via telefonen eller ved netværksbegivenheder , kan du oprette oversigtsemails, der beskriver, hvad der blev diskuteret, hvad de næste trin er, og hvem er ansvarlig for hvad. Det kan være en fantastisk måde at kombinere forskellige kommunikationsmetoder til mere effektiv (og mindre forvirrende) fremadrettet kommunikation.
Fokus på kundeservice
God kundeservice afhænger af tovejskommunikation. Ofte når konflikter opstår med kunderne, kommuniserer nøglen til beslutning med at afdække problemet og fortsætter derefter med at kommunikere, indtil en løsning er identificeret.
En måde at opretholde langsigtede relationer til dine kunder er ved at holde åbne kommunikationslinjer. Det betyder at bede om input om, hvordan tingene går, og hvordan de føler sig om de produkter og service, du leverer. Det kan udføres i slutningen af et projekt under daglige samtaler med en fokusgruppe eller gennem formelle undersøgelser.
Brug den feedback, du modtager
Hvis du allerede kommunikerer med dine kunder, vil du sandsynligvis få feedback regelmæssigt, selvom du ikke kræver det via formelle metoder. Det kan være en guldmine af nyttige oplysninger om, hvordan din virksomhed, produkter og tjenester opfattes af kunder og potentielle kunder. For at være effektiv, skal du bruge disse data til at ændre og forbedre dine processer. Lav en proces til at indsamle den feedback, du modtager på ét sted, og indstil tid hver måned eller to for at analysere dataene og oprette en plan for implementering og sporing af forbedringer.
I sidste ende kan effektiv kommunikation være en af de vigtigste færdigheder, du bruger i din virksomhed. Hvis dine kommunikationsevner kan bruge nogle finjusteringer, tager du tid til at analysere, hvordan du kommunikerer og resultaterne af din kommunikation. Derefter fokusere på måder du kan forbedre det over tid. Du kan blive overrasket over, hvor meget der ændrer dine relationer med medarbejdere, kunder og kolleger til det bedre.