Advokat tillidskonto fejl, som advokater ikke bør gøre
Selv om der er mange måder, der tillader konti, er mismanaged, er der tre almindelige fejl, som advokater gør i styringen af deres IOLTA-konti.
"Låne" penge fra trustkontoen
Der er ingen legitim måde at låne fra en tillidskonto. Nogle gange bruger advokater tillidsregnskabsmidler, før de har ret til at gøre det, mens de i andre situationer bruger midler, som de aldrig ville få ret til at bruge. Enten tilgang åbner døren for advokaten at komme ind i alvorlige problemer.
Der er tre måder, hvorpå ukorrekt låntagning fra tillidskonto opstår:
Advokaten tager tillid til kontanter, inden den tjener
Dette sker ofte, når en advokat har problemer med cash flow. I denne situation har advokaten modtaget en beholdning, som han (forhåbentlig) har placeret på trustkontoen, og advokaten har ret til at betale disse penge ud til sig selv, da arbejdet er afsluttet. Dog vil advokaten ikke få arbejdet afsluttet, før der skal betales nogen truende udgift - lønning, kontorleje, omkostninger i forbindelse med et kontingentgebyr mv.
Så advokaten går videre og tager mere af tillid end han eller hun rent faktisk har ret til at tage fra trustkontoen på det tidspunkt i sagen.
Advokat låner penge fra kundefonde med det formål at sætte det tilbage
Når pengestrømsudstedelser eskalerer ind i mere alvorlige økonomiske problemer, og advokaten har tusindvis af dollars i kundefonde, der sidder på en tillidskonto, kan nogle give efter for fristelsen til at låne penge fra trustkontoen for at forblive flydende.
Advokaten kan rationalisere det ved at tro, at hvis han ikke kan betale kontobeløbet, kan han ikke forblive i erhvervslivet, og hvis han ikke kan være i forretning, kan han ikke tage sig af sine kunder. Så han tager lidt penge fra trustkontoen for blot at holde ham over, indtil hans cash flow forbedres. Advokaten kan have alle hensigt at erstatte midlerne så hurtigt som muligt, men denne slags situationer normalt snebold og slutter meget dårligt for advokaten - såvel som klienten.
Trust-konto tyveri
Denne situation kan virkelig ikke kaldes låntagning, og det henviser ikke til de svindel, der begås på advokatfirmaer. I den interne trustkonto tyveri situation, enten advokat eller en person med adgang til tillidskonto har nået punktet med grådighed eller desperation, at de simpelthen beslutter at tage penge, der ikke er deres. Advokater med stofmisbrugsproblemer eller spilafhængighed kan være særligt sårbare over for denne fejltagelse, men andre gange sker det af grunde, der ikke forekommer klare. Hvis en advokat har begået denne fejl, er denne tillidskontofejl den mest sandsynlige afslutning af en juridisk karriere. Men selvom det er begået af en advokat eller en bogholder, er advokaten stadig den ene på krogen for at tilbagebetale midlerne.
Commingling Attorney Funds With Client Money
En anden stor fejl i advokatkontrolforvaltningen indebærer, at der bliver kommende advokatfonde med klientpenge. Dette skyldes ofte manglende forståelse for, hvordan en tillidskonto skal fungere.
Laura A. Calloway, en advokatkonsulent for lovpraksis på Alabama State Bar, sagde: "Mange advokater forstår ikke hvad der gør og ikke går i trustkontoen. Nogle løber alt inklusive indtjente gebyrer via trustkontoen ved at bruge det er som en enkelt generel tidsskrift for deres firmaer. Andre tager 'beholdere' uden at forstå, at i hvert fald i nogle jurisdiktioner som Alabama er der ikke noget som en tilbagebetalingsklausul. Så de sætter ikke et depositum mod fremtiden arbejde i tillid som de burde, især hvis de har brug for det nu for at holde lysene på. "
Nogle af de fælles måder advokater kommunikerer deres penge med kundefonde omfatter:
One Check for Two Purposes
En advokat fortæller klienten at de juridiske gebyrer vil være $ 1.000 og retten arkivering gebyr vil være $ 200, så klienten skriver advokaten en check for $ 1.200. Nogle advokater vil lægge hele tjekken ind på virksomhedskontoen, fordi de fleste penge kommer til advokaten alligevel. Imidlertid kræver barforeningsregler, at checken går ind på trustkontoen, selvom advokaten har ret til fuld advokatgebyr straks, fordi indbetalingsafgiften del af denne check skal holdes i tillid.
Personlige midler bevaret i tillid med kundefonde
Nogle statsforeningsforeninger forbyder advokater at have personlige midler på en tillidskonto, mens andre tillader advokater at holde et lille beløb i kontoen for at dække udgifter i forbindelse med driften af kontoen (selvom den anbefalede praksis er at få alle tillægskontoafgifter trukket fra virksomhedskonto). Men ingen steder er en advokat lov til at bruge en tillidskonto som en driftskonto, en opsparingskonto eller et sted at skjule aktiver.
Nogle gange undlader advokater at forstå, at de ikke kan betale regninger som deres kontoromkostninger direkte ud af tillidskontoen, selv når kontrollen udskrives ud af midler, der allerede er optjent. Andre gange advokater misbrug misbrug af tillidskonto som en måde at skjule aktiver. For eksempel siger Calloway, at hun har set advokater lagt personlige midler ind på tillidskonto for at undgå en IRS-afgift for tilbage skatter. Det er en åbenlys etiske overtrædelse.
Ikke fjernet fortjente gebyrer eller refusioner fra trustkontoen
Calloway siger, at hun har set nogle advokater, der brugte deres tillidskonto som en regnvejrsdagskonto. I stedet for at fjerne alle gebyrer, efter at de er blevet tjent, forsøger advokaten at fjerne pengene fra tilliden for at reducere risikoen for at bruge det. Calloway siger, at dette både er en dårlig forretningspraksis og et etiske overtrædelse. Selvom staten IOLTA-fondet kan drage fordel af den ekstra renteindtjening, skal advokaten flytte disse penge til virksomhedens driftsregnskab eller en slags besparelsesfond.
Undlader at spore kundefonde korrekt
Den tredje store måde at advokater skruer op på deres tillidsregnskaber er ved ikke at holde detaljerede registreringer af hver kundes tillidskonto transaktioner . Der er flere måder, at advokater gør denne fejl.
Ikke lægger kundens navn på tillidskontochecks
Mens de fleste advokater er gode til at holde kopier af deres tillidskonto kontroller, husker ikke alle, at de bør notere klientens navn eller filnummer på hver check, når den udstedes. Selvom det kan være nemt at huske, hvorfor en check blev skrevet for en måned siden, kan det være svært at huske, hvorfor det var skrevet et år fra nu.
Advokater, der tror, at de aldrig ville have et problem med at finde ud af, hvad der er på deres tillidsregnskaber, bør overveje virkningen af katastrofale begivenheder eller naturkatastrofer. Selvom det ikke sker så ofte, bliver til tider lovkontorer og alle deres optegnelser ødelagt. En brand kan forbrænde disse papirfiler temmelig hurtigt, samt ødelægge computerens harddisk. En orkan eller en tornado kan sprede faktureringsoptegnelser i miles. Disse ting sker med advokater. Hvis en advokat skal rekonstruere en virksomheds tillidskontooptegnelser ved hjælp af kontoudtog og kopier af gamle checks bestilt fra banken, vil opgaven være næsten umulig, medmindre disse kontroller angiver, hvis penge blev brugt i transaktionen.
Ikke at holde en individuel Ledger for hver kunde
Nogle gange tror advokater, at de kan holde styr på hver kundes kontosaldo i deres hoveder. På et tidspunkt kan de ikke. Og selv om de kan, hvad sker der med disse kundekonti, hvis der sker noget med advokaten?
Calloway beskrev en situation, hun stødte på, hvor en advokat holdt to tillidsregnskaber. Han ville bruge en tillidskonto i en måned og skifte til den anden tillidskonto den næste måned. Hans tro var, at ved at lade hver konto nå en nulbalance i løbet af den måned, den blev brugt, ville han ikke behøver at holde individuelle tillidsledere på de penge, der var tilbage på kontoen. Han tog fejl. Etiske regler kræver at holde en balance for hver klient, så der kan identificeres specifikke kundefonde.
For at være i overensstemmelse med krav til advokatforening skal advokaterne holde journaler, der viser, hvor mange penge hver klient har på tillid til enhver tid. Indskud og udbetalinger skal tydeligt spores på en måde, der gør det nemt at bestemme hver kundes tillidskonto balance. Ellers ville det være ret nemt for en kundes penge at blive brugt på en anden kundes tilfælde.
Ikke balancering af de individuelle kundebalancer mod den samlede konto
Advokater bør ikke bare sørge for, at deres samlede tillidskonto er afbalanceret i slutningen af måneden, og de skal heller ikke sikre sig, at hver enkelt kundekonto er afbalanceret. Sammenlign de to sammen og afbalancere dem mod hinanden. Sammenligning af de samlede saldi vil nogle gange afsløre en regnskabsmæssige fejl, der er foretaget på en enkelt konto, hvor en check eller et depositum blev overset. Dette enkle trin vil nogle gange fange fejl, der kunne have resulteret i en hoppet kontokontrol.
Få hjælp
Nogle advokater indser, at deres tillidsregnskaber er skruet op, men de ved ikke, hvordan man løser problemet. En løsning er at kontakte en lovpraksisadministrator. Mange statsforeninger tilbyder nu gratis advokatrådgivning til deres barforeningsmedlemmer, og en række privatretlige praksisadministrationsrådgivere tilbyder også deres tjenester mod et gebyr.
Nogle advokater kan være bange for at diskutere deres tillidskonto situation med en advokat, især med en advokat, der arbejder for staten bar association, på grund af de obligatoriske rapporteringskrav til etiske overtrædelser. Men i mange stater udelukker reglerne for faglig adfærd specifikt deres advokatrådgivningskonsulenter fra at rapportere sådanne problemer til deres etiske bestyrelse. Nerino J. Petro, praktiseringsrådgiver for advokatbyrået Law of Wisconsin, bemærker, at selvom reglerne varierer fra stat til stat, har nogle stater som Wisconsin implementeret regler, der giver fortrolighed til advokater, der søger hjælp fra statsstøtten assistentprogram for advokatkontorstyring (LOMAP).
Korrekt styring af en tillidskonto kan være en besvær, men at miste en lovlicens over slarvet rekordføring ville være endnu værre. Advokater, der har problemer med at administrere deres tillidsregnskaber, bør straks løse problemet ved at få hjælp fra en kvalificeret regnskabskonsulent eller fra en advokatkonsulent.