At sende professionel e-mail kommer ned til at skabe vaner, der fokuserer på klar, kortfattet og passende kommunikation.
1. Brug en Business Email Address
Når du er virksomhedsejer, der driver forretning på vegne af din virksomhed, skal du sørge for at bruge en virksomheds e-mail-adresse. Ideelt betyder det, at du har en forretningsadresse (dvs. yourname@yourbusiness.com), som du bruger til alle forretningskommunikationer.
Hvis det ikke er muligt, kan du oprette en gratis e-mail-adresse, der indeholder dit firmanavn (dvs. yourbusinessname@gmail.com). Brug af en personlig e-mail-adresse, der klart ikke er forbundet med din virksomhed, kan i værste fald skade din professionalisme og i mange tilfælde må du ikke tages alvorligt.
2. Hold meddelelser Kort og Sød
Der er intet galt med at forklare ting i detaljer; Det kan give klarhed og reducere misforståelser. Men når en e-mail-meddelelse begynder at ligne en roman, kan du hurtigt miste modtagerens opmærksomhed og forveksle problemet med irrelevante oplysninger. For at undgå dette skal du holde fast ved ét emne pr. E-mail, og når du skal medtage flere oplysninger, skal du bruge fedte underpositioner, så de vigtigste detaljer er klare.
3. Brug beskrivende emnelinjer
Har du nogensinde åbnet en e-mail-besked baseret på emnet, og endte helt forvirret og lidt irriteret, når det drejede sig om noget helt andet? Da du allerede holder hver e-mail, skriver du begrænset til et emne pr. Tipet ovenfor, skal du også sørge for, at din emnelinje afspejler det pågældende emne og intet andet.
Dette hjælper ikke kun modtageren, men det vil også hjælpe dig med at styre din egen e-mail-indbakke .
4. Tone It Down
Det er nemt at lade tingene flyve, når du sender en email, fordi du kan føle at du er beskyttet af din computerskærm, men nogle samtaler kan let misforstås i e-mail. Faktisk, uden mundtlige kommunikationsindikatorer til at temperere beskeden, du sender, kan enhver e-mail tages på den forkerte måde. Hvis du sender en besked, der kan være tvivlsom, skal du læse den igen, inden du sender den, og hvis du stadig ikke er sikker, er du nok bedre til at hente telefonen.
5. Lav din e-mail signatur Nyttig
Citater, kampagner og nyhedsbreve kan tilmeldinger i en e-mail-signatur være effektive i nogle situationer, men disse genstande bør aldrig trumfere med din e-mail-underskrift for, hvad det er meningen at blive brugt til - giver dine kontaktoplysninger. Din første e-mail eller svar skal indeholde en e-mail-underskrift med dit fulde navn, firma og webadresse til et minimum. Et telefonnummer, titel og omstilling af din e-mail-adresse gør heller ikke skade.
6. Kontroller din stavemåde og korrekturlæsning
Stavekontrol er let. Gør det til en standardindstilling i din e-mail-klient for at kontrollere alle meddelelser, før du sender dem.
E-mail er mere uformel, og der er lidt mere vellykket med stavemåder og grammatiske fejl, men det ser forfærdeligt ud at sende en besked med fejl. Det sidste du vil have, er at lave et dårligt indtryk, fordi du har travlt med at sende en mail og springet over med at kontrollere din stavning og grammatik.
Email er en vigtig kommunikationsmetode i erhvervslivet, selvom det ikke er din første præference. Efter disse forretningsmails e-mail vil bedste praksis hjælpe dig med at holde din e-mail-kommunikation professionel og produktiv , og du kan være sikker på, at det indtryk, du laver, er en god.