Det er hovedsagelig konferencen før konferencen.
For dem, der måske ikke planlægger hyppige møder, kan et pre-con møde måske være ubehageligt eller akavet i starten, fordi det kan indeholde nye udtryk eller sprog, såsom "begivenhed CV" eller "banket arrangement ordre."
Hvad skal Eventplanlæggere forvente fra en Pre-Con?
En pre-con er et møde, der afholdes med begivenhedsleverandører og leverandører, hvor arrangementet eller programmet er planlagt til at finde sted. Det afholdes normalt en eller to dage forud for den aktuelle begivenhed og er forskellig fra den gennemgang, der sker på dagen for en begivenhed.
Nogle mennesker kan forbinde præ-møder med planlægning af større konferencer, kongresser, kongresser og incitamentsprogrammer. Det er dog også almindeligt at afholde et pre-con møde for seminarer og andre specielle arrangementer.
Hvad kan man forvente under et møde før mødet
Pre-con-mødet giver arrangementsplanlæggeren mulighed for at gennemgå alle endelige logistik for et givet program med leverandørledelsen, som er involveret i programmet.
Et pre-con møde koordineres og planlægges typisk af stedets konferencetjenestechef. Han eller hun vil invitere ledere fra forskellige områder, der er involveret i arrangementet for at gennemgå logistik af deres særlige rolle for en begivenhed.
Dette er en fremragende tid for møde- eller begivenhedsplanlæggeren at oprette en rapport med alle involverede.
Under pre-con er det hensigtsmæssigt, at begivenhedsplanlæggeren fremhæver nogle af hovedmålene for arrangementet, herunder vigtige oplysninger om organisationen, der afholder arrangementet, nøglebudskaber, der overføres til arrangementet og vigtige VIP'er.
Pre-Con er den rigtige tid til at gennemgå begivenhedens genoptagelse
En begivenhed genoptagelse er også kendt som begivenhed specifikationer. Den indeholder alle relevante oplysninger om et program eller en begivenhed, herunder detaljer om selve programmet. Disse elementer kan indeholde nogle af eller alle følgende: datoer, tider, kontakter, deltagerprofiler, nødkontakter, mad og drikkevarer, transport, forsendelsesinformation, fakturering, audio / visuelle og andre særlige behov.
Hver afdelingsleder vil gennemgå hans eller hendes forståelse af arrangementet , herunder relevante detaljer og deres typiske driftsprocedurer. De vil også gennemgå deres forståelse af arrangementskontrakten og oplysninger, som tidligere blev delt på banket begivenhedsordrer.
Møde- og begivenhedsplanlæggere bør huske at stille detaljerede spørgsmål vedrørende hændelsespecifikationerne i løbet af denne tid, såsom bemandingsniveauer og navne på nøglekontakter under selve arrangementet fra alle repræsenterede områder. Nøgleelementer i den forudgående diskussion kan omfatte en gennemgang af:
- Krav til mad og drikke
- Krav til gæsteværelseslisten (hvis det er relevant)
- Konference- og messearrangement udstiller krav
- Mødelokale og messesystemkrav (gulvplaner)
- Tekniske krav, såsom el og telekommunikation
- Detaljer om skiltplacering
Dette er den ideelle tid til at foretage ændringer i sidste øjeblik. Selvom de måske ikke altid kan lide det, forventer de fleste leverandører og leverandører rimelige (og urimelige) ændringer. Selvfølgelig, hvis præ-con er planlagt i en tid, hvor opsætningen er i gang, overveje at gennemføre en tidlig inspektion for at sikre, at alt går glat.