Indkøbsordrer er i almindelighed fortrykte, nummererede dokumenter, der genereres af detailhandlerens økonomistyringssystem. Med andre ord, hvis du bruger en regnskabssoftware som QuickBooks , vil du oprette en købsordre for dig i systemet, når du bestiller produkter fra en leverandør. Formålet med PO er at skabe et sporbart dokument i dit regnskab eller POS-system, der skal bruges til alle mulige fordelagtige måder at drive din virksomhed på.
Hvordan det virker med et lager system
- En PO fortæller dit lager system, hvad du har på ordre. Hvis du bruger et åbent til at købe system , ved det ikke at bestille noget mere af et produkt, fordi de allerede er bestilt.
- Det kan fastsætte købsspecifikationer med sælgeren. For eksempel indeholder det selvfølgelig mængderne af hvert produkt, du bestiller, men det beskriver også betalingsmåden, vilkårene for hvilke du betaler for produkterne (herunder dating ) og metoden, hvor du vil have produkterne sendt til din butik.
Mange leverandører har et sæt eller standard system, de bruger til fakturering og fragt. Så uden brug af instruktioner, vil de som standard blive forsynet med UPS, når de f.eks. Sendes til dig. Men du kan få brug for det hurtigere, og PO'en kan kommunikere det.
- En PO er et ansvarlig dokument for alle parter. Det er meget nemt at lave fejl ved bestilling. Men når alt er skrevet, er det svært at argumentere. Jeg kan huske mange gange, da jeg blev faktureret og faktureret forkert fra en leverandør, men havde min købsordre at sikkerhedskopiere den og fik den vendt eller fikseret.
Et eksempel herpå fik jeg en faktura for 300 æsker af skobrug og da jeg bestilte 300 stk. Der er 100 stykker i en kasse, så du kan forestille dig, hvor meget højere fakturaen var end hvad den skulle være.
- Når varerne kommer fra sælgeren, kan du tjekke den mod PO og sørge for, at forsendelsen er korrekt. For det femte tillader det jer alle medarbejdere at være involveret. For eksempel kan en medarbejder bestille, og en anden kan modtage.
Jeg kan huske min første butik for 26 år siden, da vi ikke havde et PO-system. Da jeg var den, der bestilte, måtte jeg også kontrollere alt for at sikre, at det var rigtigt. Ikke effektiv brug af min tid som butiksejer.
Et af de andre fordele ved købsordrer er din kreditværdighed. Banker vil ofte se på dine PO'er for at afgøre, om du er opløsningsmiddel. En solid købsordreproces kan hjælpe dig med at blive godkendt. En fattig vil resultere i, at du ikke får et lån. Det kan også bruges til kredit hos sælgeren. For eksempel kan nogle leverandører kræve, at du betaler kontant, når du bestiller. Efter en periode med at gøre forretninger med dig, kan de tillade dig at indsende en PO i forhold til et kreditkort. Dette er enormt i styringen af dit cash flow .
PO'er er en almindelig praksis i detailhandel. Og enhver POS- eller regnskabssoftware, du muligvis vil installere i din butik, har en PO-komponent til dig.